Microsoft Teams

Microsoft Teams on viestintä- ja yhteistyöalusta. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta. Tuomioistuinvirasto käyttää Teamsia muun muassa kokouksien ja koulutusten järjestämisessä sekä tarvittaessa rekrytointien yhteydessä.

Teamsin osalta rekisterinpitäjiä ovat Tuomioistuinvirasto sekä Microsoft.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja Teamsin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta), kuten sidosryhmäyhteistyön tarkoituksia varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteiset tehtävät, joihin kuuluu muun muassa koulutuksen järjestäminen tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle, yhteistyössä tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa (tuomioistuinlaki (673/2016) 19 a luku 2 §).

Microsoftin henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta lisätietoja löydät täältä .

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjä ovat Tuomioistuinviraston virkamiesten lisäksi ne tuomioistuinten henkilökuntaan tai muuhun sidosryhmään kuuluvat henkilöt, jotka osallistuvat Tuomioistuinviraston Teamsillä järjestämään koulutukseen tai kokoukseen. Rekisteröityjä voivat olla myös Tuomioistuinviraston työnhakijat.

Lähtökohtaisesti Teamsissa pidettäviä kokouksia ja koulutuksia ei tallenneta. Mikäli kokous tai koulutus tallennetaan, siitä informoidaan etukäteen. Samassa yhteydessä kerrotaan tallenteen käyttötarkoituksesta, säilytysajasta sekä suojauksesta. Huomaat kokousikkunan yläreunassa olevasta tekstistä, jos tallentaminen on käynnissä. Tallenteelle tulee mahdollinen profiilikuvasi, videokuva, jos pidät kameraasi auki, ääni, jos käytät puheenvuoron, chat-palstalle kirjoitetut kommentit sekä IP-osoitteesi.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Myös muut kokoukseen tai koulutukseen osallistuvat näkevät henkilötietosi Teamsissa.

Jos kokous tai koulutus tallennetaan, kerrotaan tallenteen edelleen jakamisesta ennen kuin tallentaminen aloitetaan.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja tallentuu Teamsiin, kun liityt kokoukseen. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit ja muut tiedot säilyvät kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. Tuomioistuinviraston henkilöstöä on ohjeistettu poistamaan tarpeettomat henkilötiedot Teamsista. Voit lisäksi pyytää poistamaan viestisi tai henkilötietosi ottamalla yhteyttä Tuomioistuinviraston kirjaamoon, josta pyyntösi toimitetaan edelleen.

Miten tietoja suojataan?

Microsoft on kansainvälinen toimija, minkä vuoksi henkilötietojen suoja ei Teamsia käytettäessä välttämättä kaikilta osin toteudu Suomen ja EU:n lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Tämän vuoksi Teamsissa ei tule keskustella, kirjoittaa tai esittää kenenkään ihmisen (esim. asiakkaan) yksityiselämään liittyviä, salassa pidettäviä tai turvallisuusluokiteltuja asioita.

Tuomioistuinvirasto on yksityiskohtaisesti ohjeistanut omaa henkilökuntaansa Teamsin käytöstä määrittämällä muun muassa sen,

• Mihin Teamsia saa käyttää?
• Mitä tietotyyppejä Teamsissa saa käsitellä ja mitä ei?
• Miten henkilötietoja saa käsitellä Teamsissa ja miten ei?

Millaisia oikeuksia Teams kokoukseen tai koulutukseen osallistuvalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee Teamsin yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivulta.