Sosiaalinen media

Tuomioistuinvirasto käyttää sosiaalisen median kanaviaan edistämään toimintansa avoimuutta, välittämään tietoa tuomioistuinlaitoksen toiminnasta ja prosesseista kansalaisille, osallistamaan kansalaisia sekä tiedottamaan ajankohtaisista aiheista ja avoimista työpaikoista. Käsittely on tarpeen sosiaalisen median kanavien kautta tapahtuvien yhteydenottojen, keskustelujen käsittelemiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Esimerkiksi viraston asiantuntijoille voidaan välittää keskusteluja tai kysymyksiä, joihin etsitään vastauksia. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä toteuttaakseen tiedonvälitystä. Tuomioistuinvirasto käyttää sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista virasto kertoo tiedotteissa, jotka julkaistaan viraston verkkosivuilla.

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavia ovat X (Twitter), LinkedIn ja YouTube.

Palveluilla on omat tietotosuojakäytäntönsä. Voit katsoa lisää X:n tietosuojakäytännöstä täältä , LinkedIn tietosuojaselosteista täältä ja YouTuben tietosuojakäytännöstä täältä .

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee sosiaalisen median yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedonvälityksen turvaaminen esimerkiksi epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi (tietosuojalaki (1050/2018) 27 §).

Sosiaalisessa mediassa julkaistavien henkilötietojen osalta huomioidaan sekä tietosuoja-asetuksen 25.2 artiklan että yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) vaatimukset. Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla tukea tuomioistuimia niiden viestinnässä. Viranomaisella on myös velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 20 §).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t). Käsitellessä henkilötietoja sosiaalisen median yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavilla jakamissa uutisissa ja tiedotteissa esiintyvät henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median kanavillaan uutisissa ja tiedotteissa.

Uutisissa ja tiedotteissa ilmeneviä henkilötietoja ovat: lisätietojen antajien nimet, kuvat, nimitystiedotteissa nimitettävän nimi sekä mahdolliset video- ja äänitallenteet.

Kaikki sosiaalisen median alustalla julkaistut kommentit ja lähetetyt yksityisviestit tallentuvat automaattisesti kyseiselle sosiaalisen median alustalle. Tuomioistuinvirasto ei tyypillisesti tallenna sosiaalisen median kanavilleen saamiaan kommentteja tai yksityisviestejä muille alustoille.

Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavien keskustelua seurataan ja osaan kysymyksistä vastataan mahdollisimman pian virka-aikana. Tuomioistuinvirasto ei ota kantaa yksittäisiin tapauksiin eikä anna oikeudellista neuvontaa, mutta toisinaan virkamiehet voivat välittää viraston asiantuntijoille keskusteluja, joihin etsitään vastauksia tai silloin, kun mediatuomaria pyydetään osallistumaan keskusteluun epäselvyyksien, väärinkäsityksien ja virheellisen tiedon välttämiseksi.

Sosiaalisen median kanavista Tuomioistuinvirastolla on tili X:ssä, LinkedInissä ja YouTubessa. Linkit näihin palveluihin löytyvät verkkosivustoltamme. Tietokoneellesi ei tallenneta näihin sosiaalisen median kanaviin liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustolla olevaa X-, LinkedIn- tai YouTube-linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Henkilötietojen ryhmät voi tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto ja sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja (X, LinkedIn ja YouTube) toimivat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjinä Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavilta kerättävien henkilötietojen osalta, kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi (tietosuojalaki 27.3 §). Tuomioistuinvirasto vastaa kanavillaan julkaisemista tiedoista. Tilien ylläpidosta vastaa Tuomioistuinviraston viestintä. Sosiaalisen median kanavan palveluntarjoaja on pääasiallisesti vastuussa alustan teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietoturvasta sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa.

X voi luovuttaa tietoja tytäryhtiöille, alihankkijoille, jotka sitoutuvat varmistamaan saman tietosuoja/-turvan tason kuin X. Lisäksi X voi luovuttaa tietoja lainvalvontaviranomaiselle (ei tarvitse ilmoittaa, jos on kiellettyä tutkinnan luottamuksellisuuden säilyttämiseksi).

LinkedIn käyttää alihankkijoita palvelunsa tarjoamisen mahdollistamiseksi. Alihankkijoita sitoo salassapitovelvoitteet. Lisäksi LinkedIn (Huom. Microsoftin omistama) siirtää tietoja Yhdysvaltoihin palvelunsa välttämättömän ylläpidon tarjoamiseksi ja kehittämisen mahdollistamiseksi. LinkedInin datakeskus sijaitsee Yhdysvalloissa.

YouTube (Huom. osa Googlea) toimittaa henkilötietoja konserniyhtiöille tai muille yrityksille tai henkilöille, jotta ne voivat käsitellä tietoja YouTuben puolesta ja ohjeiden sekä tietosuojakäytännön ja muiden luottamuksellisuus- ja turvallisuustoimenpiteiden mukaisesti. YouTube ilmoittaa palvelimiensa sijaitsevan eri puolilla maailmaa. YouTube soveltaa tietojenkäsittelyyn tietosuojakäytäntönsä mukaista suojaa riippumatta siitä, missä tietoja käsitellään.

Tietojen siirtämisen yhteydessä sosiaalisen median palveluntarjoajat ovat sitoutuneet käyttämään Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja muita oikeudellisia mekanismeja varmistaakseen henkilötietojen riittävän tietosuojatason.

Tarkempaa tietoa tietosuojakäytännöistä saa kyseisten palveluntarjoajien X (Twitter) , LinkedIn ja YouTube -tietosuojasivuilta.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinvirasto ei säilytä tietoja, vaan niiden säilytys- ja poistoajat määräytyvät kyseisen sosiaalisen median kanavan käytäntöjen mukaisesti.

Tuomioistuinvirasto voi poistaa omille kanavilleen laatimiaan julkaisuja. Asiattomat viestit voidaan poistaa ja toistuvasti sääntöjä rikkovan käyttäjän viestintä Tuomioistuinviraston kanavilla voidaan estää. Viestin poistamisesta ja estosta ei ilmoiteta kirjoittajalle. Kukin yksityishenkilö voi myös itse poistaa kommenttejaan alustoilla. Lisää Tuomioistuinviraston sosiaalisen median kanavillaan noudattamista säännöistä voit katsoa täältä .

Miten tietoja suojataan?

Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Tuomioistuinvirasto noudattaa tervettä julkista keskustelua sosiaalisen median kanavillaan ja puuttuu kaikenlaiseen häirintään kanavillaan.

X:n, LinkedInin ja YouTuben suojauskäytännöt voit tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Kun henkilötietoja käsitellään tiedonvälityksen turvaamiseksi tietosuojalain 27 §:n mukaisesti, asiaan ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 12-22 artikloita rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee sosiaalisen median yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)