Besök vid Domstolsverket

Besökaren ska kunna styrka sin identitet när han eller hon anländer till Domstolsverkets lokaler. Personuppgifter behandlas både för att ordna tillställningar på behörigt sätt och för annat samarbete och för att säkerställa vår gemensamma säkerhet. Syftet med passerkontrollen är att styra och begränsa förflyttningen av personer som rör sig i lokalerna och skyddet av egendom. Syftet med kameraövervakningen är att trygga besökarna och skydda egendom samt förebygga och utreda brott.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Inhämtande av uppgifter i förväg och konstaterande av identiteten baserar sig på att Domstolsverket utför en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), 8 § i arbetarskyddslagen).

Bevarandet av uppgifter efter besöket för samarbetsändamål baserar sig på skötseln av en uppgift av allmänt intresse som hör till Domstolsverket (4 § i dataskyddslagen). När uppgifter om besökarens namn och organisation ska fogas till bokföringsmaterialet, grundar sig lagringen av dessa uppgifter på 46 § i förordningen om statsbudgeten och 2 kap. 9 § i bokföringslagen.

Vid behandlingen av det material som bildas i samband med besöken beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). I samband med besöken behandlar vi personuppgifter dessutom för att följa den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamheten, såsom förvaltningslagen (434/2003).

I samband med utlämnandet av uppgifter följer vi lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

De som besöker Domstolsverket och deltar i tillställningar som ordnas av Domstolsverket eller i våra lokaler (bl.a. intressentgrupper, journalister, personer som kommer till intervju) bildar en grupp av registrerade.

I samband med besöket sparas besökarens namn, organisation och tidpunkt för besöket samt eventuellt e-postadress. Inom kameraövervakningen bildas aktiva övervakningsbilder samt upptagningar som sparas på en separat arbetsstation som endast Domstolsverkets expeditionsvakt har tillgång till. Ibland sparas också information om en specialkost som besökaren själv meddelat.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Domstolsverkets passerkontroll levereras av AccessPoint Oy. Domstolsverket ansvarar för sin egen kameraövervakning, dvs. den aktiva övervakningsbilden, samt för upptagningar som sparas på en arbetsstation där endast expeditionsvakten har tillträde. Senatfastigheter är tjänsteleverantörer.

Uppgifter om besökare lämnas inte ut utanför Domstolsverket, om inte en annan plats för tillställningen behöver dem på grund av sina egna säkerhetsbestämmelser.

Uppgifter från kameraövervakningen lämnas i princip inte ut till någon. Domstolsverket kan dock lämna ut uppgifter från kameraövervakningen till polisen eller någon annan behörig myndighet i sådana fall som särskilt föreskrivs i lag, t.ex. för utredning av brott. Överlåtelsen grundar sig alltid på en specificerad begäran från en myndighet.

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Du kan se närmare information om begäran om uppgifter på Domstolsverkets sida Begäran om handlingar .

När det är fråga om sedvanliga besök eller andra tillställningar utan internationella kopplingar, överförs personuppgifter inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Uppgifterna lagras i enlighet med verkets informationshanteringsplan. Domstolsverket ska bevara de uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet. Uppgifterna om besökarna raderas genast efter besöket. Besökarnas personuppgifter kan dock bevaras efter besöket för samarbetets syften. Uppgifterna om specialkost raderas genast efter tillställningen.

Uppgifterna från kameraövervakningen förvaras i en upptagningsanordning vid Domstolsverket. Till upptagningen har endast expeditionsvakten tillträde. Kameraövervakningsuppgifterna bevaras i 2 månader, varefter systemet automatiskt raderar uppgifterna.

Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Uppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Vilka rättigheter har en besökare?

Besökarens dataskyddsrättigheter beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med besöken för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i EU: s allmänna dataskyddsförordning).

Efter besöket har besökaren rätt att när som helst av skäl som hänför sig till den personliga särskilda situationen motsätta sig lagring av uppgifter. Då raderar Domstolsverket uppgifterna, om det inte finns ett synnerligen viktigt och motiverat skäl för att bevara dem som åsidosätter besökarens intressen, rättigheter och friheter. Uppgifterna kan också behöva bevaras om det behövs för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk. När uppgifter om namn och organisation ska fogas till bokföringsmaterialet, kan besökaren inte motsätta sig att uppgifterna bevaras.

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)