Indrivning och betalningskontroll

Behandlingen av personuppgifter behövs för Domstolsverkets försäljningsfakturering samt för uppföljning, indrivning och fakturering av dröjsmålsräntor. Personuppgifter behandlas också för att Domstolsverket i egenskap av centralförvaltningsmyndighet sköter uppgifter som hänför sig till domstolsväsendets bokföring och betalningsrörelse.

Gemensamt personuppgiftsansvar och ansvarsområden

Domstolsverket är gemensamt personuppgiftsansvarig med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) i fråga om de personuppgifter som finns i Kieku-datasystemet. Servicecentret ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifter och tjänster och för frågor som hänför sig till den, bl.a. användbarhet, uppgifternas integritet, skydd och förvaring. Till exempel i det leverantörsregister som Palkeet ansvarar för upprätthålls leverantörens basuppgifter för behandlingen av utgiftsverifikat.

Domstolsverket svarar för sin del för den personuppgiftsansvariges övriga uppgifter och är kontaktpunkt för den registrerade.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med indrivning för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom av Domstolsverkets lagstadgade uppgift att med stöd av domstolslagen (673/2016) följa upp resultaten av domstolarnas verksamhet samt göra utredningar och bedömningar som gäller den (19 a kap. 2 § 7 och 13 punkten i domstolslagen). Domstolsverket sköter alltså uppgifter i anslutning till domstolsväsendets bokföring och betalningsrörelse i enlighet med 14 § i lagen om statsbudgeten (423/1988) och 27 § i förordningen om statsbudgeten (1243/1992).

Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom lagen om statsbudgeten (423/1988), bokföringslagen (1336/1997). Vid behandlingen av det material som uppkommer i samband med indrivningen beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Vid behandlingen av personuppgifter i samband med indrivning följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningslagen (434/2003) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

Domstolsverkets och domstolarnas leverantörer, dvs. de instanser från vilka tjänster anskaffas (t.ex. advokat, tolk, biträde, utbildare) och kunder, dvs. de instanser som ska få en prestation (t.ex. prestation som uppkommit på grund av ett ärende som behandlats vid domstol) bildar en grupp registrerade.

Domstolsverket behandlar personuppgifter om verkets och domstolarnas leverantörer och kunder i kund- och leverantörsregistret i Kieku.

Personuppgifter som behandlas i kundregistret är: Kundens namn, kundens nummer, företagsnamn, näradress, bostadsnummer, postnummer, postkontor, land, region, tidszon, postbox, postnummer, företagets postnummer, språk, telefon, mobiltelefon, fax, e-postadress, kundens FO-nummer, kundens personbeteckning, mottagarens nätfakturaadress (EDI-kod), mottagarens förmedlarkod (operatör) och uppgifter om konsumentfakturor.

Personuppgifter som behandlas i leverantörsregistret är: leverantörens namn, leverantörsnummer, företagsnamn, näradress, bostadsnummer, postkontor, land, region, tidszon, postbox, postnummer, företagets postnummer, språk, telefon, fax, e-postadress, leverantörens FO-nummer, leverantörens personbeteckning, bankkontots IBAN- och SWIFT-nummer

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Domstolsverket är gemensamt personuppgiftsansvarig med Servicecentret för statens ekonomi- och per-sonalförvaltning (Palkeet) i fråga om de personuppgifter som finns i Kieku-informationssystemet. På de fakturor som eventuellt ska drivas in skickar Palkeet per e-post en Excel-fil till Domstolsverket för granskning. Palkeet lämnar slutligen de uppgifter som går till indrivning via Uljas-systemet till utsökningsväsendet för behandling.

CGI är systemleverantör för Kieku och behandlar uppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning.

Uppgifter lämnas regelbundet ut till Statens revisionsverk (SRV) för utförande av lagstadgad revision. Uppgifter om utbetalningar kan lämnas ut till betalarens och mottagarens bank, utsökningsmyndigheterna och Skatteförvaltningen. Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Uppgifter överförs och lämnas inte ut utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med verkets plan för informationsstyrning. Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Annat indrivningsmaterial och annat material och andra dokument som samlas in inom betalningskontrollverksamheten förstörs på behörigt sätt efter det att de inte längre behövs på grund av sitt användningsändamål.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsmyndigheten säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

Hurdana dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Dataskyddsrättigheter är beroende av på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar i samband med indrivningen personuppgifter för att fullgöra sin lagstadgade skyldighet (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)