Microsoft Teams

Microsoft Teams är en plattform för kommunikation och samarbete. Teams är en del av den molntjänsthelhet som Microsoft producerar. Domstolsverket använder Teams bland annat vid ordnandet av möten och utbildningar samt vid behov i samband med rekryteringar.

I fråga om Teams är Domstolsverket och Microsoft personuppgiftsansvariga.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med TEAMS på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen), såsom för samarbetet med intressentgrupper. Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom av Domstolsverket lagstadgade uppgifter och till dem hör bland annat att ordna utbildning för domare och övrig personal vid domstolarna, i samarbete med domarutbildningsnämnden (19 a kap. 2 § i domstolslagen (673/2016).

Mer information om Microsofts behandling av personuppgifter och dataskydd hittar du här .

Vilka personuppgifter samlas in?

Registrerade är förutom tjänstemännen vid Domstolsverket också de personer som hör till domstolarnas personal eller andra intressentgrupper och som deltar i en utbildning eller ett möte som ordnas av Domstolsverket via Teams. Också arbetssökande hos Domstolsverket kan vara registrerade.

I regel spelas de möten och utbildningar som hålls i Teams inte in. Om mötet eller utbildningen spelas in, informeras om det på förhand. I samband med detta berättas om upptagningens användningsändamål, förvaringstid och skydd. Du ser texten i mötesfönstrets övre kant om inspelning pågår. I inspelningen syns din eventuella profil och videobild, om du håller kameran öppen, din röst, om du har ett anförande, dina kommentarer i chat-spalten och din IP-adress.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Via Microsoft och dess underleverantörer kan uppgifter om ditt deltagande i möten (namn, IP-adress osv.) samt uppgifter som behandlats vid mötet också överföras till länder utanför EU/EES-området.

Även de andra som deltar i mötet eller utbildningen ser dina personuppgifter i Teams.

Om ett möte eller en utbildning spelas in, ska deltagarna informeras om att upptagningen kan delas ut vidare innan inspelningen inleds.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Personuppgifter lagras i Teams när du ansluter dig till mötet. Meddelanden och andra uppgifter som en användare sänt till tjänsten förvaras tills en administratör eller användaren själv raderar dem. Domstolsverkets personal har instruerats att avlägsna onödiga personuppgifter från Teams. Du kan dessutom be att dina meddelanden eller dina personuppgifter raderas genom att kontakta Domstolsverkets registratorskontor. Därifrån vidarebefordras din begäran.

Hur skyddas uppgifterna?

Microsoft är en internationell aktör, och därför genomförs skyddet av personuppgifter inte nödvändigtvis till alla delar på det sätt som förutsätts i Finlands och EU:s lagstiftning när Teams används. Därför ska man i Teams inte diskutera, skriva eller presentera frågor som hänför sig till någons privatliv (t.ex. kundens), sekretessbelagda eller säkerhetsklassificerade ärenden.

Domstolsverket har i detalj instruerat sin egen personal om användningen av Teams genom att bland annat fastställa

• Vad Teams får användas för?
• Vilka typer av uppgifter får behandlas i Teams och vilka inte får behandlas?
• Hur personuppgifter får behandlas i Teams och hur de inte får behandlas?

Vilka rättigheter har de som deltar i Teams möte eller utbildning?

Dataskyddsrättigheterna är beroende av på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar i samband med Teams personuppgifter på grund av uppgifter i anslutning till myndighetsverksamheten (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på sidan Dina dataskyddsrättigheter .