Skyddad e-post

Sekretessbelagda och känsliga handlingar samt handlingar som annars kräver ett högre skydd ska lämnas in till Domstolsverket via skyddad e-post. Du kan skicka ett meddelande som skyddad e-post här https://turvaviesti.om.fi . Användningen av tjänsten är gratis. När ett skyddat meddelande sänds till ämbetsverket ska i meddelandets rubrik, innehåll och bilagor anges de identifikationsuppgifter som behövs för att ämbetsverkets personal ska kunna vidarebefordra meddelandet till den person som behandlar ärendet och förstå vilket ärende e-posten hänför sig till och vem som har skickat det.

Syftet med behandlingen är att Domstolsverket ska ha en informationssäker kontakt med kunderna och samarbetspartnerna. Personuppgifter behandlas dessutom för identifiering av användare och förvaltning av behörigheter. Personuppgifter behandlas också i syfte att genomföra informationssäkerheten samt för att förebygga, utreda och avvärja eventuella felsituationer och informationssäkerhetsincidenter. Domstolsverket är skyldigt att skydda de uppgifter som den sänder mot obehörig åtkomst.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med skyddad e-post för att uppfylla sina lagstadgade skyldigheter, särskilt kraven på skydd av uppgifter (artikel 6.1 c och artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Vid behandlingen av personuppgifter i samband med skyddad e-post följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom 13–14 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003), 5–6 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019), lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016) och 7–8 § i förvaltningslagen (434/2003) (serviceprincipen). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

Mottagarna av skyddad e-post och avsändarna av skyddad e-post bildar en grupp av registrerade.

Domstolsverket behandlar följande personuppgifter som gäller mottagare av skyddad e-post och avsändare av skyddad e-post:

När en person tar emot skyddad e-post: uppgift om den webbläsare som använts, datorns s.k. cookie/kaka, IP-adress, e-postadress, telefonnummer (om telefonnummercertifikat används vid sändningen av meddelandet)

När en person vill skicka skyddad e-post via en portal: IP-adress, e-postadress, logguppgifter om den skyddade e-posten, uppgifter om den webbläsare som används, datorns s.k. cookie/kaka.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Tekniska tjänsteleverantörer är Statens informations- och kommunikationstekniska center Valtori och dess avtalspartner, Erillisverkot Oy, som ägs helt av finska staten. Domstolsverket eller de nämnda tjänsteleverantörerna strävar inte efter att identifiera den part som öppnat meddelandet utifrån de uppgifter som samlats in. När ett meddelande anländer via skyddad e-post till Domstolsverket antecknas det vid behov i ärendehanteringen.

Om det upptäcks en situation där det finns skäl att misstänka att informationssäkerheten för ett förmedlat meddelande har äventyrats på grund av ett eventuellt lagstridigt förfarande, ska Domstolsverket eller Valtori begära att den behöriga myndigheten undersöker ärendet.

Uppgifter som hänför sig till användningen av skyddad e-post samt meddelanden som kommit in via skyddad e-post och som har registrerats i ärendehanteringen får lämnas ut med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Uppgifter om skyddad e-post lämnas inte ut eller överförs till tredje länder.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

De insamlade uppgifterna används och förvaras endast för att genomföra informationssäkerheten i tjänsten samt för att förebygga, utreda och avvärja eventuella felsituationer och informationssäkerhetsincidenter. Uppgifterna förvaras i högst 5 år.

Om dessutom telefonnummerverifiering har använts vid sändandet av meddelandet, förvaras mottagarens telefonnummer i 30 dagar från det att meddelandet sändes.

Uppgifterna raderas automatiskt.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

Hurdana rättigheter har den som uträttar ärenden via skyddad e-post?

Dina dataskyddsrättigheter beror på på vilka grunder dina personuppgifter behandlas. I samband med skyddad e-post behandlar Domstolsverket personuppgifter för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c och artikel 32 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Närmare information om den registrerades rättigheter finns på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)