Domstolsverkets arbetsordning

Kap. 1 Allmänt

1 § Tillämpningsområde

I denna arbetsordning bestäms, utöver vad som föreskrivs i 19 a kap. i domstolslagen (209/2019) eller i någon annan lag, om resultatstyrningen av domstolsväsendet samt om ledningen, organisationen, personalen, organisationsenheternas och tjänstemännens uppgifter samt om beredningen och avgörandet av ärenden vid Domstolsverket.
Bestämmelser om planering och uppföljning av ämbetsverkets ekonomi, betalningsrörelse, bokföring, övrig ekonomiförvaltning samt intern kontroll finns i ekonomistadgan för bokföringsenheten Domstolsväsendet. Bestämmelser om intern revision finns i reglementet för intern revision.
Till domstolsväsendet hör domstolarna och Domstolsverket samt nämnderna som är självständiga myndigheter i anslutning till ämbetsverket.

2 § Ämbetsverkets uppgifter

Domstolsverket har till uppgift att sörja för domstolsväsendets verksamhetsförutsättningar, att utveckla, planera och stödja domstolarnas verksamhet så att domstolarna kan utöva dömande makt på ett högklassigt sätt och att domstolarnas förvaltning är effektivt och ändamålsenligt organiserad.

3 § Förhållandet till domstolarna

Bestämmelser om Domstolsverkets förhållande till domstolarna finns i domstolslagen.

4 § Allmänna principer för styrningen

Vid resultatstyrningen av domstolsväsendet iakttas vad som stadgas och bestäms om den.
Domstolsverket förhandlar årligen med justitieministeriet om domstolsväsendets resultatmål. Som resultat av förhandlingarna utarbetas ett resultatavtal som godkänns av direktionen.
Vid resultatförhandlingarna med domstolarna iakttas de mål och andra riktlinjer för domstolsväsendet som Domstolsverkets direktion uppställt för respektive räkenskapsperiod.
Överdirektören delegerar ansvaret till avdelningarna för genomförandet av resultatförhandlingarna med domstolarna. Överdirektören rapporterar till direktionen om hur resultatförhandlingarna framskrider och om resultaten av dem. Direktionen fastställer sammanfattningen av resultatförhandlingarna med domstolarna.

5 § Allmänna principer för ledningen

Vid ledningen av Domstolsverket iakttas resultatledning, ämbetsverkets och domstolsväsendets strategi samt andra planer som direktionen fastställt. Resultatledningen stöds av avdelningarnas resultatmål, sporrande lön samt mål- och utvecklingssamtal.

Kap. 2 Organisation

6 § Direktionen

Domstolsverkets högsta beslutande organ är direktionen. Bestämmelser om direktionens uppgifter, sammansättning och val finns i domstolslagen och i denna arbetsordning.

7 § Överdirektören

Överdirektören ansvarar för Domstolsverkets dagliga ledning och fungerar som föredragande i direktionen.

8 § Avdelningar, grupper, team och chefer

Vid Domstolsverket finns en utvecklingsavdelning, en ekonomiavdelning och en förvaltningsavdelning. Avdelningsdirektörerna arbetar under överdirektören.

Avdelningarna kan delas in i grupper och team. En grupp är en administrativ enhet vid ämbetsverket och den leds av dess chef som står under avdelningsdirektören. Ett team kan ha en teamledare som samordnar teamets arbete under ledning av avdelningsdirektören eller chefen för gruppen. Indelningen i grupper och team fastställs av överdirektören på föredragning av avdelningsdirektören.

Grupper och team kan också bildas under överdirektörens ledning. (30.10.2024)

Vid ämbetsverket finns en kommunikationschef samt en chef för domstolarnas stöd och samhällsrelationer (nätverkschef). Cheferna står under överdirektören och de arbetar i samarbete med avdelningarna.

9 § Ledningsgruppen

Som stöd för ledningen finns det en ledningsgrupp vid Domstolsverket.

Till ledningsgruppen hör avdelningsdirektörerna, kommunikationschefen, nätverkschefen samt övriga tjänstemän som överdirektören förordnat. Personalen väljer inom sig en representant till ledningsgruppen.
Ledningsgruppen behandlar ärenden som överdirektören bestämmer, i synnerhet sådana ärenden som ska avgöras i ämbetsverkets direktion och som gäller hela domstolsväsendet samt andra mest centrala ärenden som gäller ämbetsverkets uppgifter och personal.
Direktörerna och cheferna ska föra viktiga ärenden inom sitt eget ansvarsområde till behandling i ledningsgruppen.

10 § Intern revision

I reglementet för Domstolsverkets interna revision finns bestämmelser om förfarandena vid och ställningen för den interna revisionen vid ämbetsverket. Ämbetsverkets riskhanteringschef är ansvarig tjänsteman för internrevisionen. Ekonomistadgan innehåller närmare bestämmelser om den interna kontrollen och den riskhantering som hör till den.

11 § Dataskyddsombudet

Vid Domstolsverket finns ett dataskyddsombud för skötseln av de uppgifter som anges i dataskyddsförordningen och annanstans i lagstiftningen. Dataskyddsombudet är självständigt och oberoende i sitt uppdrag och rapporterar direkt till ämbetsverkets högsta ledning.

12 § Personal

Vid Domstolsverket finns personal i tjänsteförhållande, och beslut om tjänster, uppgifter och löner fattas enligt vad som stadgas eller bestäms nedan.
Tjänsterna vid ämbetsverket är gemensamma. Överdirektören beslutar om placeringen av tjänsterna vid ämbetsverket.

3 Kapitel Direktionens uppgifter och verksamhet

13 § Direktionens uppgifter

Utöver vad som föreskrivs i domstolslagen ska direktionen
1) godkänna domarutbildningsnämndens och domarförslagsnämndens verksamhets- och ekonomiplaner samt fördelningen av anslag till nämnderna,
2) besluta om ansökan om produktivitetsfinansiering och annan betydande tilläggsfinansiering,
3) godkänna domstolsväsendets ansvarsrapport,
4) underteckna bokslutet för bokföringsenheten Domstolsväsendet för egen del,
5) godkänna den preliminära utbildningsbudgeten för domstolsväsendets personal för följande räkenskapsperiod,
6) godkänna ramförslaget för domstolsväsendet,
7) besluta om inrättande, indragning och ändring av tjänster vid ämbetsverket samt om godkännande av preciserande tjänstekollektivavtal,
8) utnämna avdelningsdirektören till tjänsten och till ett tjänsteförhållande för viss tid,
9) utnämna kommunikationschef samt nätverkschef till tjänsten och tjänsteförhållande för viss tid,
10) bevilja tjänstledighet för överdirektören samt tjänstledighet för avdelningsdirektören för längre tid än ett år och för övriga tjänstemän för längre tid än två år,
11) förordna ställföreträdare för överdirektören.

14 § Organisering av direktionens arbete

Direktionen väljer inom sig en ordförande och två vice ordförande.
Direktionen väljer en sekreterare på föredragning av överdirektören.

15 § Direktionens sammanträden

Direktionen sammankallas av ordföranden eller, om ordföranden har förhinder, av vice ordföranden. Om ordföranden och båda vice ordförandena har förhinder, kan överdirektören sammankalla sammanträdet för brådskande ärenden.
Kallelsen till sammanträdet, föredragningslistan och det material som ska behandlas vid sammanträdet sänds till direktionens ledamöter elektroniskt i regel en vecka före sammanträdesdagen.
Genom ordförandens beslut kan direktionsmötet också ordnas digitalt, antingen som ett digitalt sammanträde eller som ett digitalt beslutsförfarande. Vid ett digitalt sammanträde har deltagarna syn- och ljudförbindelse eller åtminstone ljudförbindelse med varandra. Vid digitalt beslutsförfarande fattas beslut om de ärenden som anges på dagordningen inom den tidsfrist som anges i sammanträdeskallelsen. Ärendet har behandlats när majoriteten av alla direktionsledamöter har uttryckt en enhetlig ståndpunkt i ärendet och tidsfristen för behandlingen har löpt ut.
Överdirektören deltar i direktionens sammanträden, om det inte finns något hinder. Utöver direktionens ledamöter, sekreterare och överdirektör har avdelningsdirektörerna och cheferna vid avdelningarna vid Domstolsverket rätt att närvara vid sammanträdena, om inte direktionen beslutar något annat, samt föredragandena i fråga om de ärenden som de föredragit och andra som kallats till sammanträdena.

16 § Direktionens beslutsfattande

Direktionen fattar sina beslut på föredragning, med undantag för ärenden som gäller utnämning, entledigande eller avstängning av överdirektören från tjänsteutövning eller andra betydande beslut som gäller överdirektörens tjänsteförhållande. (2.10.2024)

Föredragande för direktionen kan utöver överdirektören vara avdelningsdirektörerna samt de tjänstemän vid ämbetsverket som överdirektören har förordnat till uppgiften. På grund av överdirektörens förhinder eller jäv förordnar direktionens ordförande i enskilda fall en tjänsteman vid ämbetsverket att föredra ärendet.

Föredraganden ska utan dröjsmål föra ett ärende som hör till direktionen till behandling. I ett beslutsärende utarbetar föredraganden ett förslag till avgörande som ska innehålla de uppgifter som behövs för avgörandet av ärendet och de författningar och föreskrifter som gäller ärendet samt föredragandens förslag till beslut. Om ett ärende inte avgörs på föredragning, svarar direktionens ordförande eller någon annan ledamot som direktionen utsett inom sig för beredningen av ärendet. (2.10.2024)

Beslut om bordläggning av ett ärende fattas av en majoritet av sammanträdet. I ärenden som gäller utnämning till en tjänst bordläggs ärendet på begäran av en direktionsledamot till nästa sammanträde. Sedan kan ärendet inte längre bordläggas på begäran av en ledamot.

Direktionens sekreterare ska upprätta ett protokoll. I protokollet ska antecknas åtminstone sammanträdestid och -plats, närvarande ledamöter, beslutförhet, föredragandena vid sammanträdet och beslut som fattats samt omnämnande av deras överklagbarhet. En ledamots omröstningsyttrande ska protokollföras, liksom föredragandens reservation.

Protokollet godkänns vid nästa direktionssammanträde eller separat vid digitalt beslutsförfarande.

Kap. 4 Avdelningarnas uppgifter

17 § Samarbete inom ämbetsverket

Domstolsverkets uppgifter är gemensamma för ämbetsverket. När uppgifter sköts ska man försäkra sig om att ärendena behandlas i samarbete och i tillräcklig omfattning med olika avdelningar och andra aktörer vid ämbetsverket samt med nämnderna i anslutning till ämbetsverket.

18 § Utvecklingsavdelningens uppgifter

Utvecklingsavdelningen:
1) sörjer för utvecklandet av domstolsväsendets verksamhet,
2) svarar för styrningen av projekt för utveckling av domstolarnas verksamhet,
3) svarar för styrningen av utvecklingen, ibruktagandet och förvaltningen av domstolarnas sektorbundna informationssystem och företräder domstolsväsendet i ärenden som gäller informationssystem,
4) samordnar forskningsverksamheten vid ämbetsverket,
5) svarar för planeringen och genomförandet av kompetensutvecklingen för domstolsväsendets personal,
6) sörjer för samarbetet med domarutbildningsnämnden,
7) bereder och svarar för ämbetsverkets internationella uppgifter och EU-uppgifter,
8) svarar för stöduppgifterna för civil krishantering vid domstolarna,
9) svarar för stöduppgifterna för internationell rättsvård för domstolarna,
10) sköter övriga uppgifter som överdirektören bestämmer.

19 § Ekonomiavdelningens uppgifter

Ekonomiavdelningen:
1) bereder domstolarnas verksamhets- och ekonomiplan, ramförslag och budgetförslag samt tilläggsbudgetförslag,
2) bereder resultatstyrningen inom domstolsväsendet,
3) bereder ämbetsverkets resultatavtal,
4) svarar för bokföringsenhetens bokföring, betalningsrörelse, bokslut och rapportering,
5) sörjer för stöd och rådgivning till domstolarna i ekonomiska ärenden,
6) svarar för planeringen och genomförandet av domstolarnas lokalärenden,
7) samordna ärenden som gäller domstolarnas lokalsäkerhet,
8) svarar för domstolsväsendets centraliserade upphandlingsärenden samt utvecklar och styr bokföringsenhetens upphandlingsverksamhet,
9) sköter övriga uppgifter som överdirektören bestämmer.

20 § Förvaltningsavdelningens uppgifter (30.10.2024)

Förvaltningsavdelningen:

1) sköter de uppgifter som hör till Domstolsverket i anslutning till utnämningen av domare,
2) svarar för sin del för ordnandet och utvecklandet av personalärenden vid Domstolsverket och domstolarna till den del de inte ankommer på domstol eller någon annan myndighet,
3) svarar för ärenden som gäller domstolarnas tjänsteregleringar och tjänstekollektivavtal,
4) fastställer grunderna och beloppen för arvodena och ersättningarna till domstolarnas sakkunnigledamöter,
5) svarar för ordnandet av dokumentförvaltningen, arkivväsendet och ärendehanteringen vid ämbetsverket,
6) samordnar och ger råd i ärenden som gäller domstolarnas informationshantering och skydd av personuppgifter samt svarar vid Domstolsverket för informationshanteringsuppgifterna enligt lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), anvisningarna för informationshanteringen och beredningen av informationshanteringsmodellen,
7) svarar för samordningen av dataskyddsärenden och stödfunktionerna vid domstolarna samt sörjer för verksamhetsförutsättningarna för Domstolsverkets dataskyddsombud i enlighet med 11 §,
8) svarar för ämbetsverkets riskhantering och säkerhetsfrågor,
9) samordnar beredskapsärendena vid domstolarna och svarar för beredskapen vid ämbetsverket,
10) sörjer för ämbetsverkets interna förvaltning, som inte hör till någon annan avdelning,
11) svarar för ämbetsverkets upphandling till den del de inte hör till ekonomiavdelningen,
12) sköter stöduppgifterna för språktjänsterna vid domstolarna,
13) svarar för ämbetsverkets stödtjänster samt för domarförslagsnämndens och domarutbildningsnämndens assistenttjänster,
14) svarar för förvaltningen och förvaltningen av rapporteringskanalen inom domstolsväsendet enligt visselblåsardirektivet och visselblåsarlagen,
15) svarar för kompetensutvecklingen för personalen vid Domstolsverket,
16) sköter övriga uppgifter som överdirektören bestämmer.
 

Kap. 5 Uppgifterna och beslutanderätt

21 § Direktionen

Bestämmelser om direktionens beslutanderätt finns i domstolslagen och i 13 § i denna arbetsordning.

22 § Överdirektörens uppgifter och beslutanderätt

Överdirektören leder ämbetsverket och är chef för det. Hen ansvarar för att ämbetsverkets verksamhet är effektiv, resultatrik och lönsam.

Överdirektören avgör ärenden som inte ankommer på direktionen eller som enligt arbetsordningen inte ska avgöras av någon annan tjänsteman. Överdirektören kan bestämma att ett ärende som hör till hens beslutanderätt ska avgöras av någon annan tjänsteman vid ämbetsverket.
Överdirektören utför övriga uppgifter som direktionen bestämmer.

23 § Avdelningsdirektörens uppgifter och beslutanderätt

Avdelningsdirektören leder avdelningen, svarar för de mål- och utvecklingssamtal med dem som leds direkt av avdelningens direktör, svarar för verksamhetens resultat och stöder ämbetsverkets ledning och övriga personal i deras uppgifter. Avdelningsdirektören avgör ärenden som hör till avdelningens verksamhetsområde och som på grund av sin betydelse inte ankommer på direktionen eller överdirektören samt övriga ärenden som överdirektören bestämmer att hen ska avgöra.
Direktören för förvaltningsavdelningen avgör ärenden som gäller löner till domstolarnas personal till den del de inte ankommer på direktionen. Grunderna för arvodena fastställs av överdirektören.
Bestämmelser om avgörande av ärenden som gäller ekonomiförvaltning och förfaranden för ekonomiförvaltning finns i ekonomistadgan för bokföringsenheten Domstolsväsendet.

24 § Förordnande, uppgifter och beslutanderätt av gruppchef och teamledare (30.10.2024)

En tjänsteman som utnämnts till en tjänst vid Domstolsverket kan, utan att väsentligen ändra hens tjänst, på basis av ett anmälningsförfarande förordnas att vara chef för en grupp eller teamledare. För uppgiften förordnas för högst tre år i sänder och förordnandet kan av vägande skäl återkallas. Beslut om förordnande till uppgiften fattas av överdirektören på föredragning av avdelningsdirektören.

Beslut om förordnande till uppgiften som chef och teamledare för en grupp som bildats under överdirektören fattas av överdirektören. Chefen och teamledaren kan förordnas till uppgiften också tills vidare och utan anmälningsförfarande.
Gruppens chef ska leda gruppens verksamhet som gruppens administrativa chef. Chefen styr gruppens dagliga arbete och utövar arbetsgivarens direktionsrätt. Chefen ansvarar för mål- och utvecklingssamtalen med gruppens personal. Till en chef kan betalas lönetillägg, om uppgiften inte anses direkt höra till uppgifterna för tjänsten i fråga.
Teamledaren har till uppgift att styra gruppens eller teamets dagliga arbete som stöd för överdirektören, avdelningsdirektören och gruppens chef.

25 § Kommunikationens uppgifter (30.10.2024)

Domstolsverkets kommunikation svarar för ämbetsverkets externa och interna kommunikation, genomförandet, samordningen och utvecklandet av kommunikationen samt för stödet och utvecklingen av domstolarnas kommunikation.
I kommunikationen iakttas de riktlinjer för kommunikationen som direktionen har godkänt. Dessutom kan det finnas mer detaljerade planer för kommunikationen.

26 § Nätverkschefens uppgifter

Nätverkschefen ansvarar för samordningen av domstolarnas stöd och stöder överdirektören i skapandet av nätverk och i kontakterna med ämbetsverkets intressentgrupper. Överdirektören kan anvisa nätverkschefen även andra uppgifter.

27 § Dataskyddsombudets uppgifter

Dataskyddsombudet ska ge anvisningar och råd om skyldigheterna enligt dataskyddsbestämmelserna samt sköta övriga uppgifter som anges i dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet är självständigt och oberoende och rapporterar direkt till ämbetsverkets högsta ledning.

28 § Arbetsgivartjänstemän

Arbetsgivartjänstemän vid ämbetsverket är i enlighet med 10 § (148/2019) 3 mom. 3 punkten i förordningen om statens tjänstekollektivavtal (1203/1987) överdirektören och avdelningsdirektörerna. Överdirektören förordnar de arbetsgivartjänstemän som avses i 5 punkten i samma bestämmelse bland de tjänstemän vars huvudsakliga uppgift är att behandla personalförvaltningsärenden inom domstolsväsendet.

Kap. 6 Avgörande av ärenden

29 § Beslutsförfarande

Ärenden avgörs vid ämbetsverket på föredragning, om inte överdirektören eller avdelningsdirektören bestämmer något annat i ärendet.
Avdelningsdirektören kan bestämma att ett ärende som hör till hens beslutanderätt ska avgöras av en tjänsteman som är placerad på hens avdelning. Förordnandet meddelas och ett ärende som ska avgöras med stöd av förordnandet avgörs utan föredragning.
I en tvetydig situation bestämmer överdirektören vilken avdelning som ska sköta ett ärende.

30 § Föredragning

Föredragande är den tjänsteman vid ämbetsverket till vilken beredningen av ärendet hör eller den tjänsteman vars chef har förordnat tjänstemannen till uppgiften.
Föredraganden ska utan dröjsmål föra ärendet till behandling. Föredraganden utarbetar ett förslag till avgörande som ska innehålla de uppgifter som behövs för avgörandet av ärendet och de författningar och föreskrifter som gäller ärendet samt föredragandens förslag till beslut.

31 § Överföring och övertagande av ärenden för avgörande

Överdirektören kan efter att ha hört avdelningsdirektören överföra föredragningen eller avgörandet av ärendet på en annan tjänsteman.
Direktionen kan av grundad anledning överta avgörandet av ett ärende som överdirektören har beslutanderätt i.
Bestämmelser om överdirektörens rätt att själv överta avgörandet finns i domstolslagen.

Kap. 7 Behandling av personalärenden vid Domstolsverket

32 § Utnämningar till en tjänst

Direktionen utnämner överdirektören, avdelningsdirektörerna, kommunikationschefen och nätverkschefen till tjänsten och till ett tjänsteförhållande för viss tid.
Överdirektören utnämner till övriga tjänster och till tjänsteförhållanden för viss tid.

33 § Tjänstledighet

Överdirektören beviljar tjänstledighet enligt prövning för högst ett år för en avdelningsdirektör och för högst två år för övriga tjänstemän. Beslut om tjänstledighet som överstiger den ovan nämnda tidsfristen på ett eller två år fattas av direktionen.
Direktören för förvaltningsavdelningen beviljar tjänstledighet som inte görs enligt prövning.

34 § Semester och frånvaro (30.10.2024)

Tjänstemannens chef avgör ärenden som gäller semester och frånvaro. Direktören för förvaltningsavdelningen godkänner semester och frånvaro för överdirektören samt för domarutbildningsnämndens och domarförslagsnämndens sekreterare.

35 § Godkännande av reseplaner och -räkningar (30.10.2024)

Överdirektören godkänner reseplaner och reseräkningar för utlandsresor. Tjänstemannens chef godkänner övriga reseplaner och reseräkningar. Direktören för förvaltningsavdelningen godkänner alla reseplaner och reseräkningar för överdirektören samt för domarutbildningsnämndens och domarförslagsnämndens sekreterare. 

36 § Förordnande av ställföreträdare

Ställföreträdare för avdelningsdirektören förordnas av överdirektören. Avdelningschefen förordnar vid behov en ställföreträdare för gruppens chef och teamledaren.

37 § Godkännande av bisysslor

Domstolsverkets personals redogörelser för bisysslor godkänns och bisysslotillstånd beviljas av överdirektören. Ärenden som gäller överdirektörens bisysslor avgörs av direktionen.

38 § Löner

Överdirektören fastställer klassificering av uppgifternas svårighetsgrad och prestationsbedömning samt prestationsnivåer av de anställda, de uppgiftsbaserade och personliga lönedelarna samt eventuella övriga lönedelar och arvoden på föredragning av förvaltningsavdelningen.

39 § Övriga personalärenden

Förvaltningsavdelningens direktör beslutar om övriga personalärenden än de som avses i detta kapitel.

Kap. 8 Övriga bestämmelser

40 § Behörighetsvillkor för personal

För tjänsten som avdelningsdirektör krävs högre högskoleexamen, förtrogenhet med tjänstens uppgiftsområde samt i praktiken visad ledarförmåga.

41 § Behandling av begäran om omprövning

En till ämbetsverket riktad begäran om omprövning enligt förvaltningslagen (434/2003) behandlas och avgörs av det organ eller den tjänsteman som har avgjort ärendet.

42 § Tillsättande av projekt

Överdirektören tillsätter ämbetsverkets projekt, om inte ärendet på grund av sin betydelse hör till direktionen.

43 § Samarbete

Ärendena bereds i samarbete med personalen på det sätt som föreskrivs och bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk (1233/2013).
Ämbetsverkets ledning, föredragande och andra tjänstemän som bereder ärenden ska se till att samarbetslagen och samarbetsavtalen iakttas.

44 § Beredskaps- och skyddsverksamhet

Överdirektören utser de som ansvarar för beredskaps- och skyddsverksamheten.

45 § Hemort för ämbetsverket

Ämbetsverket är beläget i Vanda och har inga andra verksamhetsställen.

46 § Ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft 1.5.2023.

• 16 § 1 och 3 mom. har ändrats från och med 3.10.2024 (direktionen 2.10.2024/5)
•  8 § har tillfogats ett nytt 3 mom., i 20 § har strukits punkterna 5 och 6, 24 § har tillfogats ett nytt 2 mom. och 1, 3 och 4 mom. samt 25 §, 34 § och 35 § har ändrats fr.o.m. 1.1.2025 (direktionen 30.10.2024/4) 

Mika Ilveskero
ordförande för direktionen

Riku Jaakkola
överdirektör

‍