Turvallisuusselvitys

Turvallisuusselvityksen yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on parantaa mahdollisuuksia ennakolta ehkäistä kansallista turvallisuutta vaarantavaa toimintaa. Selvityksen tarkoituksena on ehkäistä esimerkiksi toimintaa, joka voi vahingoittaa yleistä turvallisuutta tai muuta niihin verrattavaa yleistä etua taikka edellä tarkoitettujen etujen suojaamiseksi toteutettavia turvallisuusjärjestelyjä.

Turvallisuusselvityslaki määrittelee tarkasti tilanteet, joissa työnantaja voi hakea turvallisuusselvitystä. Turvallisuusselvitys voidaan tehdä esimerkiksi henkilöstä, joka pääsee työssään turvallisuuden kannalta tärkeään tilaan tai käsittelee työtehtävien yhteydessä salassa pidettävää tietoa. Turvallisuusselvitykseen on pyydettävä ennalta suostumus siltä henkilöltä, josta selvitys tehdään.

Tuomioistuinvirasto hakee turvallisuusselvitystä Suojelupoliisilta. Turvallisuusselvitysrekisterin rekisterinpitäjänä toimii Suojelupoliisi. Voit tutustua tarkemmin Suojelupoliisin tietosuojaselosteeseen turvallisuusselvitysrekisteristä täältä . Turvallisuusselvitysrekisteriin tallennetaan tiedot henkilöistä, joista on tehty turvallisuusselvityslain mukainen turvallisuusselvitys.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja turvallisuusselvityksen yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa sekä henkilötietojen suojaamisen tarkoituksessa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi turvallisuusselvityslaki (726/2014) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 12 §.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain (1050/2018) 7 §).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Tuomioistuinvirasto noudattaa lisäksi viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten hallintolakia (434/2003) ja julkisuuslakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinvirastoon rekrytoitavat, Tuomioistuinviraston henkilöstö ja tarvittaessa Tuomioistuinviraston toimeksiannosta tehtäviä suorittavat (esim. alihankkijat, konsultit) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Se, mitä tietolähteitä Suojelupoliisi voi käyttää turvallisuusselvityksen yhteydessä, säädetään turvallisuusselvityslaissa (Finlex.fi) (Turvallisuusselvityslaki 25 §, 27 § ja 30 §).

Tuomioistuinvirastolle toimitetaan tieto turvallisuusselvityksen lopputuloksesta. Turvallisuusselvityksen lopputulos ilmoitetaan kirjallisesti, jos selvitystä tehtäessä on tullut esiin sellaista, jonka selvitystä laatinut viranomainen (Suojelupoliisi) katsoo olevan selvityksen kohteen luotettavuuden kannalta merkityksellistä. Jollei näin ole, viranomainen voi ilmoittaa lopputuloksesta myös suullisesti.

Tuomioistuinviraston turvallisuusvastaava voi käsitellä saatuja tietoja riskin ja rekisteröidyn soveltuvuuden arvioimiseksi tehtävään tehtävän esimiehen kanssa. Ilmoituksen sisällöstä riippuen käsiteltäväksi voi tulla kyseeseen esimerkiksi rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja tai tietoja ulosotossa olevista velkomuksista. Tuomioistuinvirastolla selvityksen hakijana on velvollisuus kertoa rekisteröidylle selvityksen tuloksesta. Jos rekisteröidystä on annettu kirjallinen lausunto, rekisteröidyllä on oikeus nähdä se ja saada siitä jäljennös.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto voi luovuttaa henkilötietoja Suojelupoliisille turvallisuusselvityksen laatimiseksi.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Jos Suojelupoliisi toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvallisuusselvityksen kirjallisen lausunnon, lausuntoa ei säilytetä, vaan se hävitetään välittömästi lausunnon läpikäymisen jälkeen. Mikäli henkilöstä on ilmoitettavaa, lähetetään tieto turvaviestillä nimetylle turvallisuusvastaavalle. Turvaviestin tiedot säilyvät 30 päivää viestin lähettämisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan automaatiolla.

Tuomioistuinviraston nimetty virkamies käsittelee henkilötietoja työtehtävän vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Miten tietoja suojataan?

Tuomioistuinvirastossa ei säilytetä turvallisuusselvityksestä selvinneitä tietoja enempää kuin tehtävän hoitaminen edellyttää.

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee turvallisuusselvityksen yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)