Turvaviesti

Salassa pidettävät ja arkaluontoiset sekä muuten korkeampaa suojausta edellyttävät asiakirjat tulee toi-mittaa Tuomioistuinvirastolle turvaviestin kautta. Turvaviestiä voit lähettää täältä https://turvaviesti.om.fi. Turvaviestipalvelun käyttäminen on ilmaista. Turvaviestiä lähettäessä viraston virastopostiin tulee viestin otsikkoon, sisältöön sekä liitteisiin laittaa tarvittavat tunnistetiedot, jotta viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle ja pystyy ymmärtämään, mihin asiaan sähköposti liittyy ja kuka sen on lähettänyt.

Käsittelyn tarkoituksena on Tuomioistuinviraston tietoturvallinen yhteydenpito asiakkaiden ja yhteistyö-kumppaneiden kanssa. Henkilötietoja käsitellään lisäksi käyttäjien tunnistamiseksi sekä käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös tietoturvallisuuden toteuttamisen tarkoituksiin sekä mahdollisten virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien ehkäisemiseksi, selvittämiseksi ja torjumiseksi. Tuomioistuinvirastolla on velvollisuus suojata lähettämänsä tiedot asiattomalta pääsyltä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee turvaviestin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa, erityisesti tiedon suojaamiseen liittyvät vaatimukset (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla).

Käsitellessä henkilötietoja turvaviestin yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten, julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 13-14 §:ää, sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003), digitaalisten palvelu-jen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5-6 §:ää, hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettua lakia (571/2016) ja hallintolain (434/2003) 7-8 § (palveluperiaate). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Turvaviestin vastaanottajat ja turvaviestin lähettäjät muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia turvaviestin vastaanottajia ja turvaviestin lähettäjiä koskevia henkilötietoja:

Kun henkilö vastaanottaa turvaviestin: käytetyn internetselaimen tieto, tietokoneen ns. ”cookie/eväste”, IP-osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos viestin lähetyksessä käytetään puhelinnumerovarmennetta)

Kun henkilö haluaa lähettää turvaviestiä turvaviesti portaalin kautta: IP-osoite, sähköpostiosoite, turvaviestien lokitiedot, käytetyn internetselaimen tieto, tietokoneen ns. ”cookie/eväste”.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Teknisinä palveluntarjoajina toimivat valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori sekä sen sopimuskumppani, Suomen valtion kokonaan omistama Erillisverkot Oy. Tuomioistuinvirasto tai mainitut palveluntarjoajat eivät pyri tunnistamaan viestin avannutta tahoa kerättyjen tietojen perusteella. Kun turvaviestin kautta saapuu viesti Tuomioistuinvirastoon se kirjataan tarvittaessa asianhallintaan.

Jos havaittaisiin tilanne, jossa olisi syytä epäillä välitetyn viestin tietoturvallisuuden vaarantuneen, mahdollisesti lainvastaisen menettelyn johdosta, Tuomioistuinvirasto tai Valtori pyytäisivät toimivaltaista viranomaista tutkimaan asiaa.

Turvaviestin käyttöön liittyviä tietoja sekä turvaviestin kautta saapuneita viestejä, jotka on kirjattu asianhallintaan, voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuutta koskevan lain perusteella.

Turvaviestiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä tietoja käytetään ja säilytetään vain palvelun tietoturvallisuuden toteuttamisen tarkoituksiin sekä mahdollisten virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien ehkäisemiseksi, selvittämiseksi ja torjumiseksi. Tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta.

Jos viestin lähettämisessä on käytetty lisäksi puhelinnumerovarmennusta, vastaanottajan puhelinnumeroa säilytetään 30 päivän ajan viestin lähettämisestä.

Tiedot poistetaan automaatiolla.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Millaisia oikeuksia turvaviestillä asioivalla on?

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee turvaviestin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja 32 artikla).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomiois-tuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)

Julkaistu 26.2.2021