Tuomioistuinviraston uutiskirje

Tuomioistuinvirastossa on otettu käyttöön uutiskirjepalvelu, joka toimitetaan ensisijaisesti tuomioistuimien virastoposteihin sähköpostina. Uutiskirjepalvelun sisältö on suunnattu ennen kaikkea tuomioistuinten henkilöstölle, mutta viraston virkamiehet tai sidosryhmien edustajat, kuten kouluttajat, voivat myös halutessaan tilata palvelun henkilökohtaiseen sähköpostiin uutiskirjeen yhteydessä olevalla tilauslomakkeella.

Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen tilanneiden henkilötietoja uutiskirjepalvelunsa toteuttamiseksi. Uutiskirjepalvelun tarkoituksena on sekä tuomioistuinlaitoksen yhteisistä että Tuomioistuinviraston ajankohtaisista asioista tiedottaminen ja informointi. Kävijäseurannan osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilastointi, jolla seurataan yleisellä tasolla muun muassa sitä, mitkä aihealueet kiinnostavat uutiskirjeen lukijoita. Yksittäisiin tilaajiin ei kohdisteta muuten tarkkailua tai valvontaa uutiskirjeen tilaamisen tai vastaanottamisen yhteydessä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien sekä tilastoinnin vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 kohdat).

Tuomioistuinvirastolla on myös lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) 19 a luvun 2 §:n 4 ja 9 kohdan nojalla huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle, yhteistyössä 21 luvussa tarkoitetun tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa, sekä osallistua tuomioistuinten toiminnan yleiseen kehittämiseen.

Uutiskirjeen yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja uutiskirjeen yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 20 §:ää.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröidyt koostuvat vapaaehtoisesti uutiskirjettä tilaavista tuomioistuimien henkilöstöstä, Tuomioistuinviraston virkamiehistä tai sidosryhmien edustajista kuten kouluttajista.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia uutiskirjeen tilanneita koskevia henkilötietoja:

Etunimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, IP -osoite sekä tilaajan halutessa organisaation nimi ja toimiala.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tietojen käsittelyä on ulkoistettu Koodiviidakko Oy:lle (Liana Technologies). Henkilötietojen käsittelyn osalta on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Uutiskirjeen tilanneisiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi (kunnes tilaus peruutetaan tai uutiskirjepalvelun olemassaolo lakkaa).

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia uutiskirjeen tilaajalla on?

Jokaisen uutiskirjeen yhteydessä on linkki, jonka kautta uutiskirjeen tilaus on mahdollista peruuttaa.

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee uutiskirjeen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien sekä tilastoinnin vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 koh-dat). Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)