Ärendehantering

Syftet med uppgifterna är att behandla ärenden som inletts på det sätt som lagstiftningen förutsätter samt annan planering och genomförande av myndighetsverksamheten. Domstolsverket ska föra ett ärenderegister över de ärenden som den behandlar och har behandlat. I registret registreras uppgifter om ärendet, ärendehanteringen och handlingarna. Ett ärenderegister förs för att säkerställa handlingars offentlighet, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och andra motsvarande uppgifter, ordna åtgärder i anslutning till behandlingen av ärenden, följa upp handläggningstiderna och styra processerna. Ärendehanteringssystemet är en central del av Domstolsverkets ärenderegister.

Av uppgifterna i ärendehanteringssystemet sammanställs statistik för att beskriva bland annat antalet behandlade och anhängiga ärenden och handläggningstiderna för uppföljning av verksamhetens resultat.

I regel fås personuppgifter som registreras i Domstolsverkets ärendehanteringssystem av den registrerade själv, såsom av den som inleder ett ärende eller av aktörer som uträttar ärenden vid Domstolsverket, t.ex. privatpersoner och myndigheter.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med ärendehanteringen för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning). Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) förutsätter att ett ärenderegister förs (25 §).

Särskilda kategorier av personuppgifter och personuppgifter som hänför sig till fällande domar i brottmål och överträdelser behandlas med stöd av nationell lagstiftning på grund av allmänt intresse, när behandlingen regleras i lag eller följer direkt av en uppgift som föreskrivs i lag (artikel 9.2 g och artikel 10 i EU:s allmänna dataskyddsförordning, 6 § 1 mom. 2 punkten samt 7 § i dataskyddslagen (1050/2018).

När personuppgifter behandlas i samband med ärendehanteringen följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningslagen (434/2003) och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

Domstolsverkets tjänstemän, de som inleder ett ärende, tredje man och de som söker tjänster i handlingar som eventuellt anhängiggjorts bildar en grupp av registrerade. I ärendehanteringen behandlas uppgifter om Domstolsverkets personal t.ex. i anslutning till de ärenden som handläggs samt i samband med personalförvaltningen.

Personuppgifter om domstolarnas personal behandlas i samband med Domstolsverkets uppgifter.

Domstolsverket behandlar vanligen namnuppgifter och kontaktuppgifter för den som inleder ett ärende, såsom telefonnummer, e-postadress och postadress. Även uppgifter som hänför sig till beskrivningen av ärendet och uppgifter som hänför sig till behandlingen av en handling behandlas. i ärendehanteringen antecknas också uppgifter om sökande, t.ex. de som söker en tjänst. Omfattningen av de uppgifter som ska behandlas beror på ärendets natur och vilka uppgifter som har lämnats till oss.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Domstolsverkets ärendehantering sker i Haldi-diariet, IBM:s ärendehanteringssystem Lotus Notes. Informationssystemtjänsterna produceras för Domstolsverket av Statens informations- och kommunikationstekniska center Valtori och dess underleverantörer. Valtori ansvarar för förvaltningen av behörigheterna att använda ärendehanteringssystemet, dvs. för skapandet av användarrättigheter. Rättsregistercentralen svarar för det tekniska underhållet av ärendehanteringssystemet. Systemet har inga anslutningar till andra informationssystem.

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Du kan titta närmare på hur en begäran om uppgifter ska göras på Domstolsverkets sida Begäran om uppgifter .

Uppgifter om ärendehantering lämnas inte ut eller överförs till tredjeländer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Uppgifterna förvaras i enlighet med ämbetsverkets plan för informationsstyrning. De uppgifter som behövs för behandlingen av ett ärende bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet.

Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Dina dataskyddsrättigheter beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i ärendehanteringen för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Närmare information om den registrerades rättigheter finns på Domstolsverkets webbplats om din rätt till dataskydd Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)