Behandling av personuppgifter i samband med sökande av arbetsplats

I Valtiolle.fi-tjänsten samlas uppgifter som är väsentliga med tanke på urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar i samband med att ansökan lämnas in. När ansökningsprocessen avslutas utarbetas en jämförelsepromemoria där de sökandes meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagstiftningen och arbetsmarknadsverkets anvisningar.

Ansökan kan också sändas i pappersform eller som bilaga till e-post på det sätt som anges i utlysningen. Observera att behövliga uppgifter om ansökningar som lämnats in på detta sätt förs in i rekryteringstjänsten Valtiolle.fi för att den elektroniska ärendehanteringen ska kunna genomföras.

I fråga om den som väljs till tjänsten eller uppgiften kan med sökandens samtycke göras en säkerhetsutredning av person. Närmare information om säkerhetsutredningsförfarandet och rättigheterna för den som utredningen gäller finns på skyddspolisens webbplats skyddspolisen webbplats .

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med rekrytering för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994) och -förordningen (971/1994) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Vid behandlingen av material som bildas i samband med rekryteringar beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).

Vid behandlingen av personuppgifter i samband med rekrytering följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningslagen (434/2003) och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Domstolsverket förvarar uppgifterna i enlighet med arkivlagen (831/1994), Riksarkivets föreskrift (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) och Domstolsverkets informationshanteringsplan.

I fråga om säkerhetsutredningar förfars förfarandet enligt säkerhetsutredningslagen (726/2014). Närmare uppgifter om registret över säkerhetsutredningar och behandlingen av uppgifter i anslutning till det finns i 7 kap. i säkerhetsutredningslagen .

Vilka personuppgifter samlar Domstolsverket in om sökanden?

De arbetssökande bildar en grupp av registrerade vars personuppgifter behandlas.

Domstolsverket behandlar följande identifieringsuppgifter om arbetssökande och andra personuppgifter om arbetssökande:

• Sökandens identifieringsuppgifter: Personens namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, födelsetid, kön, land, landskap, kommun.
•  Övriga personuppgifter om sökanden: Uppgifter om sig själv som sökanden lämnat i ansökan, t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, övriga behövliga uppgifter om arbetssökandet och villkoren för tillsättande av tjänsten. Behövliga intyg ska visas upp vid intervjun.

Vi behandlar eventuellt också kontaktuppgifterna till de referenser som sökanden meddelat.

Som en del av rekryteringsprocesserna kan lämplighetsbedömningar göras. Vid lämplighetsbedömningen bedöms en persons lämplighet för en viss befattning i en viss arbetsgemenskap. När det gäller lämplighetsbedömningen behandlar Domstolverket personuppgifter, såsom sökandes styrkor, utvecklingsområden, kompetens, motivation och karriärmål samt referenser för den ledigförklarade befattningen.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas de ut?

När rekryteringen sker inom Valtiolle.fi-rekryteringssystemet, behandlar Domstolsverket och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) personuppgifter som gemensamt personuppgiftsansvariga. Domstolsverket ansvarar för den personuppgiftsansvariges ansvar, såsom informationen till den sökande, och fungerar som kontaktpunkt när den sökande vill utöva de rättigheter som den registrerade har (t.ex. rätta sina uppgifter eller veta vilka uppgifter om sig som behandlas). Servicecentret ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifter och tjänster och för frågor som hänför sig till den, bl.a. användbarhet, uppgifternas integritet, skydd och förvaring.

Visma är underleverantör till Palkeet och ansvarar för upprätthållandet av informationssystemet Valtiolle.fi. I bakgrunden till Valtiolle.fi-plattformen samlar Visma kakor som används t.ex. för att komma ihåg på vilket språk webbplatsen används.

Ansökningarna med bilagor skrivs ut ur rekryteringssystemet Valtiolle.fi och sparas i en mapp hos personalförvaltningen med begränsad åtkomsträtt. Personuppgifter behandlas i Domstolsverkets ärendehantering (Lotus Notes, Valtori och Rättsregistercentralen). Åtkomsträttigheterna till ärendehanteringen har begränsats till de personer vars arbetsuppgifter förutsätter det.

Skyddspolisen behandlar personuppgifter för att göra en säkerhetsutredning.

Lämplighetsbedömningar genomförs av MPS. Mer information om MPS dataskyddspolicy finns här och i dataskyddsbeskrivningen här .

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Närmare information om hur man kan göra en begäran om uppgifter finns på Domstolsverkets sida Begäran om handlingar .

Uppgifter som hänför sig till arbetssökandeprocessen lämnas inte ut eller överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge förvarar Domstolsverket personuppgifter?

Ansökningarna avlägsnas från Valtiolle.fi-rekryteringstjänsten 3 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats (status ”har rekryterats” eller ”avbrutits”).

Domstolsverket förvarar uppgifterna i enlighet med verkets informationshanteringsplan. De uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet. Uppgifterna arkiveras i ämbetsverkets egen dokumenthantering, dvs. i detta fall i personalförvaltningens begränsade mapp. Handlingar som hänför sig till lämplighetsbedömningen förs dock inte in i Domstolsverkets egen dokumenthantering.

Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut.

Om Skyddspolisen lämnar in ett skriftligt utlåtande eller ett skriftligt svar på säkerhetsutredningen till Domstolsverket, förvaras utlåtandet inte, utan det förstörs omedelbart på ett informationssäkert sätt efter att utlåtandet eller svaret har gåtts igenom. Domstolsverket förvarar inte de uppgifter som framgår av säkerhetsutredningen.

Hur skyddar Domstolsverket personuppgifter?

Domstolsverket skyddar personuppgifter i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter genom att använda ändamålsenliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana rättigheter har sökanden?

Sökandens dataskyddsrättigheter beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. i samband med rekryteringen behandlar Domstolsverket personuppgifter för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).