Upphandling

Behandlingen av personuppgifter behövs för att konkurrensutsättningen av Domstolsverkets och domstolsväsendets upphandlingar och offentlig upphandling ska kunna genomföras. I fråga om upphandlingar behandlas personuppgifter för att säkerställa att anbudsgivarorganisationen och dess anbud kan konstateras uppfylla de krav och andra skyldigheter som ställs på organisationen. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för genomförandet av upphandlingsprocesserna, för genomförandet av avtalen och möjliggörandet av samarbete under avtalsperioden samt för genomförandet av lagstadgad arkivering.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

I uppgifter som hänför sig till Domstolsverket upphandlingar grundar sig behandlingen av personuppgifter på iakttagande av lagstadgade skyldigheter och utförande av uppgifter av allmänt intresse (artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Domstolsverket är en upphandlande enhet enligt 5 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, ”upphandlingslagen”). Således är Domstolsverket skyldigt att vid upphandling iaktta lagstiftningen i fråga och annan lagstiftning som hänför sig till upphandlingarna, såsom bl.a. lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006, ”beställaransvarslagen”).

Vilka personuppgifter samlas in?

Gruppen registrerade består av kontaktpersonerna för anbudsgivarorganisationer, medlemmar i anbudsgivarorganisationens förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller personer med representations-, besluts- eller tillsynsbefogenheter, experter som namngetts i anbuden, personer som deltar i eventuella intervjuer eller personbedömningar i samband med bedömningen av anbuden samt andra personer som kan framgå av anbuden, upphandlingsdokumenten och avtalen. Vi behandlar eventuellt också personuppgifter om andra personer som eventuellt framgår av anbud, upphandlingsdokument och avtal.

Domstolsverket behandlar följande personuppgifter:

• Kontaktpersoner för anbudsgivarorganisationer: namn, organisation och ställning i organisationen, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, postadress vid behov).
• Uppgifter om medlemmarna i en anbudsgivarorganisations förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller personer som utövar representations-, besluts- eller tillsynsbefogenheter: namn, organisation som företräds och ställning inom organisationen, uppgifter som framgår av straffregisterutdrag (endast vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena).
  
• Uppgifter om de experter som namngetts i anbuden och om de personer som deltar i eventuella intervjuer eller personbedömningar i anslutning till bedömningen av anbud: namn, organisation och ställning inom organisationen, uppgifter om utbildning och yrkeskompetens samt erfarenhet och andra egenskaper som är relevanta med tanke på föremålet för upphandlingen.
  

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas de ut?

I samband med de konkurrensutsättningsprocesser för offentlig upphandling som Domstolsverket genomför behandlas personuppgifter i Cloudia Ab:s Anbudstjänst, i det beställnings- och faktureringssystem (Handi) som Palkeet förvaltar samt i Outlook (Microsoft, Deltagon).

Upphandlingsärenden behandlas i Domstolsverkets ärendehanteringssystem Hilda, där Fujitsu CaseM-lösningen används.

Personuppgifter som ingår i upphandlingsdokumenten kan lämnas ut till Statens revisionsverk (VTV) som en del av revisionen enligt lagen om statsbudgeten (423/1988) och de författningar som utfärdats med stöd av den.

Uppgifter kan lämnas ut till dem som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Uppgifter som hänför sig till upphandlingsprocessen lämnas inte ut eller överförs till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge förvaras personuppgifter?

Upphandlingsdokumenten förvaras i den upphandlande enhetens ärendehanteringssystem i minst 6 år från utgången av finansåret.

Det valda anbudet med bilagor förvaras alltid minst så länge upphandlingskontraktet och de förpliktelser som följer av det är i kraft. Upphandlingsdokumenten som hänför sig till besvärsprocesserna förvaras alltid minst under den tid som besvärsprocessen pågår och de åtgärder som slutresultatet av besvärsprocessen kräver.

Tjänstemännen vid Domstolsverket behandlar personuppgifter under den tid som arbetsuppgifterna kräver, varefter de förstörs på behörigt sätt.

Domstolsverket förvarar uppgifterna endast så länge det behövs för ändamålet med behandlingen av uppgifterna, men högst tills anställningsförhållandet upphör.

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med 21 § i informationshanteringslagen och ämbetsverkets informationsstyrningsplan. Uppgifterna utplånas på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt gallringsbeslut har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i all behandling som gäller dem och under hela behandlingens livscykel med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätten att få åtkomst till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifter. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Pappersmaterialet förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna fullgöras.

V‍ilka rättigheter har den registrerade?

Dataskyddsrättigheterna beror på på vilka grunder personuppgifterna behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med upphandlingar för att fullgöra sin lagstadgade skyldighet samt på grund av uppgifter i anslutning till myndighetsverksamhet (artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Mer information om den registrerades rättigheter finns på sidan Dina dataskyddsrättigheter .

Du har rätt att få dina egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person begär flera kopior kan Domstolsverket dock ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna (artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).