Kontakter och uträttande av ärenden vid Domstolsverket

Var och en har möjlighet att elektroniskt sända de elektroniska meddelanden och handlingar som hänför sig till hans eller hennes behov av att uträtta ärenden till Domstolsverkets registratorskontor på adressen [email protected] eller direkt till den ämbetsverkspostlåda som motsvarar ärendet i fråga.

Ett ärende kan också inledas genom att handlingarna sänds per post till adressen PB 100, 00085 Domstolsverket. Handlingen kan vid behov föras direkt till Domstolsverkets reception, från vilken den sänds vidare för behandling.

Domstolsverkets tjänstemän kontaktas också ibland direkt kontakt via sina personliga e-postadresser. Tjänstemannen kan behandla personuppgifter som han eller hon fått i samband med detta för att sköta ärendet och svara på frågor som gäller uträttandet av ärenden. Varje tjänsteman ska ansvara för att de handlingar som han eller hon förfogar över behandlas på behörigt sätt och för att de handlingar som han eller hon tar emot eller upprättar sänds till registratorskontoret.

Sekretessbelagda och känsliga handlingar ska lämnas in till Domstolsverket via skyddad e-post. Du kan skicka skyddad e-post här https://turvaviesti.om.fi . Du kan se närmare information om meddelandet och sändandet av det här .

Kontakter med Domstolsverket registreras vid behov i Domstolsverkets ärendehantering eller överförs vidare till den behöriga myndigheten.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med kontakter och uträttande av ärenden på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen). Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom av genomförandet av serviceprincipen och rådgivningsskyldigheten i förvaltningslagen (434/2003) (7–8 §).

I samband med elektronisk kommunikation grundar sig behandlingen av personuppgifter dessutom på lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) och 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) i fråga om andra elektroniska dataöverföringsmetoder.

Särskilda kategorier av personuppgifter och personuppgifter som hänför sig till fällande domar i brottmål och överträdelser behandlas med stöd av nationell lagstiftning på grund av allmänt intresse, när behandlingen regleras i lag eller följer direkt av en uppgift som föreskrivs i lag (artikel 9.2 g och artikel 10 i EU:s allmänna dataskyddsförordning, 6 § 1 mom. 2 punkten samt 7 § i dataskyddslagen (1050/2018).

Dessutom förutsätter lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) att ett ärenderegister förs (25 §). När personuppgifter behandlas i samband med kontakter och uträttande av ärenden följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamheten, såsom 21 § i förvaltningslagen (överföring av handlingar). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

De som uträttar ärenden hos Domstolsverket, företrädare för intressentgrupper, journalister, dem som inlett ett ärende och de som ansöker om tillstånd för forskning eller för planerings- eller utredningsarbete vid en myndighet samt tredje personer i handlingar som eventuellt anhängiggjorts bildar en grupp av registrerade.

Domstolsverket behandlar vanligen namnuppgifter och kontaktuppgifter för den som inleder ett ärende, såsom telefonnummer, e-postadress och postadress. Även de uppgifter som hänför sig till beskrivningen av ärendet och de uppgifter som hänför sig till behandlingen av dokumentet behandlas, och omfattningen av de uppgifter som behandlas beror på ärendets natur och vilka uppgifter om ärendet som har lämnats till oss.

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas, om det med hänsyn till ärendets art är nödvändigt och det finns en grund för behandlingen enligt artikel 9.2 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Kontakterna till domstolsverket registreras vid behov i Domstolsverkets ärendehanteringssystem. Informationssystemtjänsten för ärendehanteringen produceras av Valtori och för det tekniska underhållet svarar Rättsregistercentralen.

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Du kan se närmare information om begäran om uppgifter på Domstolsverkets sida Begäran om handlingar .

Vid behov kan kontakter med Domstolsverket också överföras till den behöriga myndigheten med stöd av förvaltningslagen (21 §).

Uppgifter om kontakter och uträttande av ärenden lämnas inte ut eller överförs till tredje länder.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

De uppgifter som förs in i ärendehanteringen förvaras i enlighet med verkets plan för informationsstyrning. De uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet.

Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana rättigheter har den som uträttar ärenden?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med kontakter och uträttande av ärenden på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Närmare information om den registrerades rättigheter finns på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter.

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU: s allmänna dataskyddsförordning).