Resor

Behandlingen av personuppgifter behövs för ordnande av arbetsresor och i anslutning till detta för administrering av dagtraktamenten, resekostnaderna, reseersättningarna samt godkännandet, redovisningen och utbetalningen av kostnaderna och behörigheterna i anslutning till användningen av systemet.

Gemensamt personuppgiftsansvar och ansvarsområden

Domstolsverket är gemensamt personuppgiftsansvarig med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) i fråga om personuppgifter i M2-resehanteringssystemet. Servicecentret ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifter och tjänster och för frågor som hänför sig till den, bl.a. användbarhet, uppgifternas integritet, skydd och förvaring. Domstolsverket svarar för sin del för den personuppgiftsansvariges övriga uppgifter och är kontaktpunkt för den registrerade.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med resor på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU: s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen). Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom av tjänstemannalagen (750/1994) och tjänstemannaförordningen (971/1994). Domstolsverket iakttar också i enlighet med statens resereglemente utfärdandet av permanenta reseförordnanden.

Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). Vid behandlingen av material som består av resor beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Vid behandlingen av personuppgifter i samband med resor följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningsla-gen (434/2003) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Behandlingen av personuppgifter i fråga om arkivering grundar sig på arkivlagen (831/1994).

Vilka personuppgifter samlas in?

Domstolsverkets och domstolarnas personal samt resenärer och ersättningstagare utanför myndigheten bildar en grupp registrerade.

Domstolsverket behandlar personuppgifter som gäller verkets personal samt externa resenärer och ersättningstagare i M2-resehanteringssystemet. Information via HR-Feed-anslutningen förmedlas automatiskt från M2-resehanteringssystemet till GBT-resebyrån.

Personuppgifter som behandlas i resehanteringssystemet M2 är: personnummer, förnamn och efternamn, personbeteckning, näradress, e-postadress, land, bankuppgifter, telefonnummer, datum då anställningsförhållandet inleddes och upphörde, en persons organisatoriska uppgifter för redovisning av resekostnader, användar-ID M2 eller Virtu, personens rese-, kostnads- och körinformation, uppgifter om personens betalkort- och resekontoköp, användarroll, prestationsslag i årsanmälan.

Personuppgifter som förmedlas från HR-Feed är: personnummer (ett Kieku-personnummer som börjar med 030), förnamn, andra förnamn, efternamn, e-postadress, verksamhetsenhet (endast om det anges på beställningen), telefonnummer (inte obligatoriskt), Mr eller Ms (bildas av personbeteckning), man eller kvinna (bildas av personbeteckning), födelsedatum.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Domstolsverket är gemensamt personuppgiftsansvarig med Servicecentret för statens ekonomi- och per-sonalförvaltning (Palkeet) i fråga om personuppgifter i M2-resehanteringssystemet. Servicecentret ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifter och tjänster och för frågor som hänför sig till den, bl.a. användbarhet, uppgifternas integritet, skydd och förvaring.

Uppgifter om utbetalningen överförs till betalarens och mottagarens bank, lönesystem eller någon annan betalare. En anmälan om skattefria ersättningar som betalats till en person ska göras till Skatteförvaltningen en gång per år. Personrelaterade uppgifter överförs till GBT-resebyrån.

First Card administreringssystem för kreditkort. De uppgifter som lämnats för First Card-kreditkortet och som Nordea samlat in lämnas ut till Domstolsverkets ekonomienhet.

I fråga om tågresor används VR:s nätbutik vid köp av tågbiljetter.

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Behandlingen av personuppgifter begränsas automatiskt när anställningsförhållandet upphör. Uppgiften om att anställningsförhållandet upphört överförs automatiskt från Kieku SAP HCM till M2-systemet.

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med verkets plan för informationsstyrning. Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Andra uppgifter och dokument som härrör från resor ska förstöras på lämpligt sätt efter det att de inte längre behövs på grund av sitt användningsändamål.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Dataskyddsrättigheterna beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med resor på grund av uppgifter i anslutning till myndighetsverksamhet (artikel 6.1 e i EU: s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).