Samarbete och kommunikation med intressentgrupper

Samarbetet med intressentgrupper och kommunikationen med intressentgrupperna är en del av Domstolsverkets och dess sakkunnigas dagliga arbete. Domstolsverkets centralförvaltningsuppgifter och övriga verksamhet förutsätter nära samarbete med domstolarna och andra aktörer. Behandlingen av personuppgifter om personer som hör till intressentgrupper är nödvändig för att nå intressentgrupperna, ordna möten och upprätthålla samarbetet och växelverkan.

För att stödja en effektiv kommunikation skapas och upprätthålls e-postsändlistor, via vilka man till exempel kan kontakta, vidarebefordra kallelser till möten med intressentgrupper eller dela ut meddelanden om aktuella frågor. Med hjälp av grupparbetsrummen kan man å sin sida administrera, dela och tillsammans arbeta smidigare med en intressentgrupps, ett projekts eller ett nätverks uppgifter. Dessutom kan man samla in feedback om samarbetet med intressentgrupper genom Webropol-enkäter, som kan skickas med hjälp av e-postadresserna.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med samarbetet med intressentgrupper på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen). Behandlingen grundar sig ofta på de uppgifter som föreskrivs för Domstolsverket i domstolslagen och som kräver samarbete med olika intressentgrupper (19 a kap. 2 § i domstolslagen (673/2016)).

Vid behandlingen av material som uppkommer i samband med samarbetet med intressentgrupper beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Domstolsverket följer den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningslagen (434/2003). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

Domstolarna och deras personal samt personer som hör till andra intressentnätverk bildar en grupp av registrerade, och personuppgifter om anställda vid Domstolsverket behandlas också i samarbete med intressentgrupper.

Till de uppgifter som behandlas hör till exempel organisation, arbetsuppgifter och namn- och kontaktuppgifter för personer som hör till intressentnätverk, såsom e-postadress och telefonnummer.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

I samarbetet med intressentgrupper behandlas personuppgifter med hjälp av Valtoris gemensamma kommunikationslösning (VYVI) (Microsoft Outlook och Skype). Av intressentgrupperna har det också skapats sändlistor för Postens Exchange-servermiljö. Valtori producerar och levererar dessutom plattformen för grupparbete Tiimeri. Också en tjänsteman som ansvarar för samarbetet med intressentgrupper kan behandla behövliga personuppgifter på det sätt som samarbetet med intressentgrupperna förutsätter, t.ex. genom att förvara dem i användarbegränsade kataloger på en server eller på terminalutrustning. För samarbetet med intressentgrupper kan man också använda Microsoft Teams samt Flinga-tjänsten för att genomföra ett interaktivt deltagande i en grupp.

Information om ärenden som behandlas i samarbete med intressentgrupper kan också föras till Domstolsverkets ärendehantering, mer information om den finns här . Rättsregistercentralen svarar för den tekniska driften av ärendehanteringssystemet.

Behandlingen av uppgifter har lagts ut på Webropol Oy. Webropol-tjänsten används i samarbete med intressentgrupper bl.a. för att samla in kontaktuppgifter och respons.

Vid möten med intressentgrupper kan det skapas upptagningar som syftar till att säkerställa att också sådana som inte har fått delta i tillställningen senare kan sätta sig in i saken.

Om ett möte med intressentgrupper ordnas i Domstolsverkets lokaler, lämnas de anmäldas personuppgifter till Domstolsverkets vaktmästare för passerkontroll. Mer information om behandlingen av personuppgifter i anslutning till passerkontrollen finns här.

I samarbetet med intressentgrupper och i kommunikationen lämnas uppgifter om personer i intressentgrupper ut till de övriga medlemmarna i intressentgruppen t.ex. i samband med kallelser till möten (t.ex. e-postadresser) och möten (t.ex. chat-kommentarer och en samtalshistoria som sparas i e-posten) samt vid behov också i övrigt på det sätt som samarbetet med intressentgrupperna förutsätter.

Uppgifter kan också lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

När det är fråga om sedvanligt samarbete med intressentgrupper utan internationella kopplingar, överförs personuppgifter inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. Om kontakten med intressentgrupper förutsätter att personuppgifter lämnas ut till tredje länder, bedöms grunden för överföringen av personuppgifter i enlighet med 5 kap. i dataskyddsförordningen.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

De uppgifter som används i samarbetet med intressentgrupper uppdateras i enlighet med anmälningarna från de personer eller organisationer som deltar i samarbetet med intressentgrupperna. Personuppgifter förvaras under den tid som behövs med tanke på samarbetet med intressentgrupperna. Medlemmarna i samarbetet med intressentgrupper har ombetts att så snart som möjligt meddela om ändringar i fråga om uppgifterna för att onödiga eller föråldrade personuppgifter inte skulle behandlas.

Personuppgifter om dem som deltar i samarbetet med intressentgrupper kan finnas kvar i de verktyg som används i kommunikationen. Till exempel i Outlook-tjänsten bevaras uppgifterna tills användaren själv raderar dem genom att överföra e-postmeddelandet från Inkorgen i Outlook.com-tjänsten till Papperskorgen och sedan tömma Papperskorgen. När Papperskorgen har tömts ska de avskrivna objekten kvarstå i systemet i högst 30 dagar innan de slutgiltigt avlägsnas. För särskilda personuppgifter används en förkortad förvaringstid.

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med ämbetsverkets plan för informationsstyrning. De uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet. Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Dataskyddsrättigheterna beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med samarbetet med intressentgrupper på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Närmare information om den registrerades rättigheter finns på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)