Tillsättande av direktionen

Vid Domstolsverket behandlas personuppgifter för beredning av nomineringar av kandidater till direktionsledamöter för tillsättande av direktionen.

Statsrådet tillsätter Domstolsverkets direktion för fem år i sänder bland de kandidater som föreslås för direktionen (19 a kap. 7 §, 8 § i domstolslagen). Justitieministeriet meddelar när direktionens uppgifter är lediga att sökas.

Om en direktionsledamot eller ersättare inte längre är i den tjänst eller uppgift som ligger till grund för utnämningen eller om hen har valts till en uppgift som avses i 19 a kap. 7 § 4 mom. i domstolslagen, ska en ny ledamot eller ersättare utses i hens ställe för direktionens återstående mandatperiod.

I direktionen finns en domare från högsta domstolen, en domare från högsta förvaltningsdomstolen samt en domare från hovrätterna, en från tingsrätterna, en från förvaltningsdomstolarna och en från specialdomstolarna. Direktionen har dessutom en ledamot som hör till domstolarnas övriga personal samt en ledamot som har sakkunskap särskilt om ledning av den offentliga förvaltningen. Varje medlem ska ha en personlig ersättare. Domstolarna utser inom sig kandidater till ledamöter och ersättare.

Högsta domstolen och högsta förvaltningsdomstolen nominerar sina kandidater till ledamöter och ersättare och meddelar kandidaterna till justitieministeriet. Chefsdomarna vid de övriga domstolarna och Domstolsverket kan komma överens om att Domstolsverket ska sköta de praktiska åtgärderna i samband med utnämningsförfarandet i enlighet med chefsdomarnas anvisningar.

De som anmält sig som kandidater till ledamöter i domstolarna ska skicka ansökningarna som e-postbilaga till den e-postadress till Domstolsverket som anges i justitieministeriets meddelande eller i pappersform direkt till Domstolsverket. Domstolsverket sänder ansökningshandlingarna och eventuella meritsammandrag till chefsdomarna vid domstolarna.

Före nomineringarna ska chefsdomarna vid domstolarna diskutera nomineringarna sinsemellan och höra domare och arbetstagarorganisationer som företräder kandidaten för övriga anställda (19 a kap. 8 § i domstolslagen). Domstolsverket sänder brevet om hörande till arbetstagarorganisationerna och lämnar eventuella utlåtanden till chefsdomarna eller ser till att ett muntligt hörande ordnas.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter för att nominera kandidater till ledamöter i direktionen för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, 19 a kap. 8 § i domstolslagen (673/2016). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom tjänstemannalagen (750/1994) och tjänstemannaförordningen (971/1994) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Vid behandlingen av det material som bildas i samband med ansökningsprocessen beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Vid behandlingen av personuppgifter i samband med ansökningsprocessen följer Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamheten, såsom förvaltningslagen (434/2003). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och arkivlagen (831/1999).

Vilka personuppgifter samlas in?

Gruppen av registrerade är personer som anmält sig som kandidat till ledamot från domstolarna.

Domstolsverket behandlar både sökandens identifieringsuppgifter och andra personuppgifter. Av sökandena behandlas personuppgifter som de själva har lämnat i sina ansökningar.

Sökandens identifieringsuppgifter är till exempel: personens namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, födelsetid, kön, land, landskap, kommun.

Andra personuppgifter är till exempel: de uppgifter som sökanden lämnat om sig själv i sin ansökan, t.ex. utbildnings- och arbetserfarenhetsuppgifter, andra uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, referenser som sökanden meddelat, andra behövliga uppgifter för arbetssökandet och för villkoren för tillsättning av tjänsten.

Personuppgifter som framgår av hörandet och promemorian från hörandet är till exempel: namn- och organisationsuppgifter för chefsdomarnas kontaktpersoner samt namn- och organisationsuppgifter för företrädarna för de personalorganisationer som ska höras.

Uppgifter som framgår av ansökningar som lämnats in direkt till Domstolverket är till exempel: namn, adress, telefonnummer, kön och andra identifieringsuppgifter, utbildnings- och arbetserfarenhetsuppgifter, språkkunskaper, andra uppgifter som hänför sig till arbetssökandet och tillsättning av tjänsten, såsom uppgifter som hänför sig till användning av informationssystem och körrätt, arbetshistoria och kontaktuppgifter till referenser.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Namnen på sökandena registreras i Domstolsverkets ärendehanteringssystem . Informationssystemtjänsten för ärendehantering produceras av Valtori och för det tekniska underhållet svarar Rättsregistercentralen.

Ansökningarna sänds med hjälp av Valtoris gemensamma kommunikationslösning (VYVI) (Microsoft Outlook).

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Du kan se närmare information om begäran om information på Domstolsverkets sida Begäran om handlingar .

Uppgifter som hänför sig till ansökningsprocessen lämnas inte ut eller överförs till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Hur länge kommer uppgifterna att sparas?

Personuppgifter behandlas under den tid som arbetsuppgifterna kräver, varefter de förstörs på behörigt sätt.

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med verkets plan för informationsstyrning. De uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår. Efter att behandlingen av ärendet har avslutats beror förvaringstiden på uppgifterna och ändamålet.

Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. Administrativa kontroller används för att kontrollera att verksamheten är korrekt.

De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade mot obehörig insyn, ändring och förstöring genom brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Dataskyddsrättigheterna är beroende av på vilka grunder personuppgifter behandlas. Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med dataskyddsombudets uppgifter för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Närmare information om den registrerades rättigheter finns på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)