Uträttande av ärenden per telefon vid Domstolsverket

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att tillhandahålla Domstolsverkets tjänster och för att upprätthålla kontakten, för att sköta telefonväxeltjänsten och för att förmedla samtal. Domstolsverket behandlar i fråga om ringda, besvarade och obesvarade samtal personuppgifter (telefonnummer) i serviceleverantörens Elisa Abp:s system. Domstolsverkets telefonsystem sköts av Statens informations- och kommunikationstekniska center Valtori och den utomstående tjänsteleverantören Elisa Abp.

Om ett ärende som handläggs vid Domstolsverket behandlas per telefon, kan det beroende på ärendets art registreras en anteckning om samtalet i Domstolsverkets ärendehantering. Närmare information om Domstolsverkets ärenderegister och om behandlingen av uppgifter i anslutning till det kan läsas på Domstolsverkets Ärendehanteringssida .

Enskilda tjänstemäns samtal spelas inte in.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter för utförande av uppgifter av allmänt intresse och utövande av offentlig makt som hör till myndigheten (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Bevaringen av uppgifter för utredning av ett ärende grundar sig på skötseln av en uppgift av allmänt intresse som hör till Domstolsverket (4 § i dataskyddslagen). Vid behandlingen av material som bildas i samband med uträttande av ärenden per telefon beaktas 25 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014).

I samband med utlämnandet av uppgifter följer vi lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Dessutom behandlar Domstolsverket personuppgifter i samband med uträttande av ärenden per telefon för att iaktta den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamheten, såsom rådgivningsskyldigheten enligt 8 § i förvaltningslagen (434/2003).

Vilka personuppgifter samlas in?

Gruppen av registrerade är de personer som ringt till Domstolsverkets telefonväxel och de personer det rings till från Domstolsverket.

I fråga om samtal som inkommer till och går ut från telefonväxeln registreras ringarens nummer.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Domstolsverkets telefonväxel sköts av en utomstående tjänsteleverantör. Telefonväxeltjänsten genomförs av Statens informations- och kommunikationstekniska center Valtori och det tekniska genomförandet av Elisa Abp.

Uppgifter som gäller uträttande av ärenden per telefon lämnas inte ut eller överförs inte till tredjeländer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Domstolsverket behandlar inte uppgifter om samtal som kommer till telefonväxeln, om inte telefonväxeln på begäran av den som ringer förmedlar en begäran till Domstolsverket att ringa upp. I dessa fall behandlar Domstolsverket uppgifterna endast under den tid som utredningen av ett ärende som gäller en begäran att ringa upp kräver. Därefter raderas uppgifterna på ett informationssäkert sätt.

Samtal till telefonväxeln spelas inte in.

För att kunna fullgöra sina lagstadgade uppgifter kan teleoperatören behöva förvara personuppgifter under en viss tid.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsåtgärder som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel.

Hurdana rättigheter har den som uträttar ärenden per telefon?

Dataskyddsrättigheterna är beroende av på vilka grunder personuppgifter behandlas. I samband med ärenden som behandlas per telefon behandlar Domstolsverket personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och utöva offentlig makt som hör till den (artikel 6.1 e i EU: s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)