Asianhallinta

Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä muu viranomaistoiminnan suunnittelu ja toteuttaminen. Tuomioistuinviraston on ylläpidettävä sen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi, asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi sekä prosessien ohjaamiseksi. Asianhallintajärjestelmä on keskeinen osa Tuomioistuinviraston asiarekisteriä.

Asianhallintajärjestelmän tiedoista muodostetaan tilastoja kuvaamaan muun muassa käsiteltyjen ja vireillä olevien asioiden määriä ja käsittelyaikoja toiminnan tuloksellisuuden seurantaa varten.

Pääsääntöisesti Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kuten asian vireille saattajalta tai Tuomioistuinviraston kanssa asioivalta taholta, esimerkiksi yksityishenkilöiltä ja viranomaisilta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee asianhallinnan yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää asiarekisterin ylläpitoa (25 §).

Erityisiä henkilötietoryhmiä ja rikostuomioihin sekä rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla, kun käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi laissa säädetystä tehtävästä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta sekä 10 artikla, tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta sekä 7 §).

Käsitellessä henkilötietoja asianhallinnan yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston virkamiehet, asian vireille saattajat, mahdollisesti vireille saatetuissa asiakirjoissa olevat kolmannet henkilöt ja viranhakijat muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Asianhallinnassa käsitellään tietoja Tuomioistuinviraston henkilöstöstä esimerkiksi käsiteltäviin asioihin liittyen sekä henkilöstöhallintoon liittyvissä yhteyksissä.

Tuomioistuinten henkilöstön henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston tehtävien yhteydessä.

Tuomioistuinvirasto käsittelee tavanomaisesti vireille saattajan nimitietoja ja yhteystietoja kuten puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja postiosoitetta. Myös asian kuvaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjan käsittelyyn liittyviä tietoja käsitellään. Asianhallintaan merkitään myös tiedot hakijasta, kuten viranhakijasta. Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston asianhallinta tapahtuu Hilda-asianhallintajärjestelmässä, jossa käytössä on Fujitsu CaseM-ratkaisu. OpenText on osa CaseM-ratkaisua. Fujitsu Finland Oy toimii järjestelmän toimittajana ja tämän alihankkijoina toimivat Nice Business Consulting Oy (NICO) ja AS Fujitsu Estonia, EML OÜ.

Ajalla 1.1.2020 – 15.4.2021 Tuomioistuinvirastossa oli käytössä Haldi-asianhallintajärjestelmä (IBM:n Lotus Notes -asianhallintajärjestelmä), jossa yhä säilytetään ja käsitellään asiakirja-aineistoa.

Oikeusrekisterikeskus (ORK) vastaa asianhallintajärjestelmien Hilda:n sekä Haldi:n teknisestä ylläpidosta.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa Tuomioistuinvirastolle alihankkijoiden kautta alustapalveluita. Alihankkijana alustapalveluissa toimii Tieto EVRY. Valtori vastaa myös asiakkuushallintajärjestelmän käyttövaltuushallinasta eli IDM-järjestelmästä. Hilda:n ja Haldi:n käyttöoikeudet tilataan IDM:n kautta.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä Tuomioistuinviraston Tietopyyntö-sivulta . Asia voidaan myös tarvittaessa siirtää toimivaltaiselle viranomaiselle (hallintolain 21 §).

Asianhallintaan liittyviä tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeutesi riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee asianhallinnassa henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista löytyy Tuomioistuinviraston Tietosuojaoikeutesi-sivulta .

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)