Asiointi puhelimitse

Henkilötietojen käsittely on tarpeellista Tuomioistuinviraston palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenpitoon, sekä puhelinvaihdepalvelun hoitamiseksi ja puheluiden välittämiseksi. Tuomioistuinvirasto käsittelee soitettujen, vastattujen ja vastaamattomien puheluiden osalta henkilötietoja (soittajan numero) palveluntarjoaja Elisa Oyj:n järjestelmässä. Tuomioistuinviraston puhelujärjestelmää hoitavat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja ulkopuolinen palveluntarjoaja Elisa Oyj.

Jos asioi puhelimitse Tuomioistuinvirastossa käsiteltävänä olevaan asiaan liittyen, asian laadusta riippuen puhelusta voidaan kirjata merkintä Tuomioistuinviraston asianhallintaan. Tarkempia tietoja Tuomioistuinviraston asiarekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä voi katsoa Tuomioistuinviraston Asianhallinta-sivulta .

Yksittäisten virkamiesten puheluja ei nauhoiteta.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Tietojen säilyttäminen asian selvittämistä varten perustuu Tuomioistuinvirastolle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §). Puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 25 §. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014).

Tietojen luovutusten yhteydessä noudatamme viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Lisäksi Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä noudattaakseen viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolain (434/2003) 8 §:n mukaista neuvontavelvollisuutta.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmänä ovat Tuomioistuinviraston puhelinvaihteeseen soittaneet henkilöt ja sellaiset, joille Tuomioistuinvirastosta soitetaan.

Vaihteeseen saapuvista ja lähtevistä puheluista tallennetaan soittajan numero.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston vaihdetta hoitaa ulkopuolinen palveluntarjoaja. Puhelinvaihteen toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj.

Puhelimitse tapahtuvaan asiointiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tuomioistuinvirasto ei käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä Tuomioistuinvirastolle. Näissä tapauksissa Tuomioistuinvirasto käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tietoturvallisella tavalla.

Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.

Teleoperaattorilla voi olla lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarve säilyttää henkilötietoja määrätyn ajan.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Millaisia oikeuksia puhelimitse asioivalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Tarkemmat tiedot rekisteröidyn oikeuksista löytyy Tuomioistuinviraston Tietosuojaoikeutesi-sivulta .

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta)