Hankinnat

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinlaitoksen hankintojen ja julkisten hankintojen kilpailutuksien toteuttamiseksi. Hankintojen osalta henkilötietoja käsitellään sen varmistamiseksi, että tarjoajaorganisaatio sekä tarjoajaorganisaation tarjouksen voidaan todeta täyttävän sille asetetut vaatimukset ja muut velvoitteet. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä hankintaprosessien läpiviemiseksi, sopimusten täytäntöönpanemiseksi ja sopimuskauden aikaisen yhteistyön mahdollistamiseksi sekä lakisääteisen arkistoinnin toteuttamiseksi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinviraston hankintoihin liittyvissä tehtävissä henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja yleistä etua koskevien tehtävien suorittaminen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdat).

Tuomioistuinvirasto on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, "hankintalaki") 5 §:ssä tarkoitettu hankintayksikkö. Näin ollen Tuomioistuinvirasto on velvollinen noudattamaan hankintoja tehdessään kyseistä lainsäädäntöä sekä muuta hankintoihin liittyvää lainsäädäntöä, kuten mm. lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, "tilaajavastuulaki").

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat tarjoajaorganisaatioiden yhteyshenkilöt, tarjoajaorganisaation hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet tai edustus-, päätös tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt, tarjouksiin nimetyt asiantuntijat sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvat henkilöt ja tarjouksista, hankinta-asiakirjoista ja sopimuksista mahdollisesti ilmenevät muut henkilöt. Käsittelemme mahdollisesti myös tarjouksista, hankinta-asiakirjoista ja sopimuksista mahdollisesti ilmeneviä muiden henkilöiden henkilötietoja.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Tarjoajaorganisaatioiden yhteyshenkilöt: nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite tarvittaessa).
• Tarjoajaorganisaation hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenten tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden tiedot: nimi, edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa, rikosrekisteriotteesta ilmenevät tiedot (vain EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa).
• Tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvien henkilöiden tiedot: nimi, organisaatio ja asema organisaatiossa, tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Tuomioistuinviraston toteuttamien julkisten hankintojen kilpailutusprosessien yhteydessä henkilötietoja käsitellään Cloudia Oy:n ylläpitämässä Tarjouspalvelussa, Palkeiden ylläpitämässä tilaus- ja laskutusjärjestelmässä (Handi) sekä Outlookissa (Microsoft, Deltagon).

Hankinta-asioita käsitellään Tuomioistuinviraston Hilda-asianhallintajärjestelmässä, jossa on käytössä Fujitsu CaseM-ratkaisu.

Hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV) osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytäville viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Hankintaprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Hankinta-asiakirjoja säilytetään hankintayksikön asianhallintajärjestelmässä vähintään 6 vuoden ajan varainhoitovuoden päättymisestä.

Valittu tarjous liitteineen säilytetään aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan. Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston ja muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan.

Tuomioistuinviraston virkamiehet käsittelevät henkilötietoja työtehtävien vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelytarkoitusta varten, mutta korkeintaan palvelussuhteen päättymiseen asti.

Asianhallintaan talletettavia tietoja säilytetään tiedonhallintalain 21 §:n ja viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee hankintojen yhteydessä henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivuilta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).