Matkustaminen

Henkilötietojen käsittely on tarpeen työmatkojen järjestämiseksi ja tähän liittyen päivärahojen, matkakulujen, matkakorvausten sekä kulujen hyväksymisen, tiliöinnin ja maksamisen ja järjestelmän käyttöön liittyvien käyttöoikeuksien hallinnoimiseksi.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä M2 -matkahallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Tuomioistuinvirasto vastaa osaltaan muista rekisterinpitäjän tehtävistä ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja matkustamisen yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi virkamieslaki (750/1994) ja -asetus (971/1994). Tuomioistuinvirasto noudattaa myös valtion matkustussäännön mukaisesti pysyväismatkamääräyksen tekemistä.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Matkustamisesta muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja matkustamiseen liittyen, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Henkilötietojen käsittely arkistoinnin osalta perustuu arkistolakiin (831/1994).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten henkilöstö sekä viraston ulkopuoliset matkustajat ja palkkionsaajat muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee viraston henkilöstöä sekä ulkopuolisia matkustajia ja palkkionsaajia koskevia henkilötietoja M2-matkanhallintajärjestelmässä. HR-Feed liittymästä välittyy tietoa automaatiolla M2-matkanhallintajärjestelmästä GBT-matkatoimistoon.

M2- matkahallintajärjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Henkilönumero, etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, lähiosoite, sähköpostiosoite, maa, pankkitiedot, puhelinnumero, palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivä, henkilön organisatoriset tiedot matkustuksen kulujen tiliöintiä varten, M2- tai Virtu-käyttäjätunnus, henkilön matka-, kulu- ja ajotiedot, tiedot henkilön maksuaikakortti- ja matkatiliostoista, käyttäjärooli, vuosi-ilmoituksen suorituslaji.

HR-Feedistä välittyviä henkilötietoja ovat: Henkilönumero (030- alkuinen Kieku-henkilönumero), Etunimi, toinen etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, toimintayksikkö (vain jos ilmoitettu tilauksessa), puhelinnumero (ei pakollinen), Mr tai Ms (muodostetaan henkilötunnuksesta), mies tai nainen (muodostetaan henkilötunnuksesta), syntymäaika.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä M2 -matkahallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Maksatukseen liittyviä tietoja siirretään maksajan ja saajan pankkiin, palkkajärjestelmiin tai muulle maksajalle. Henkilölle maksetuista verottomista korvauksista tehdään ilmoitus verottajalle kerran vuodessa. Henkilöön liittyviä tietoja siirretään GBT-matkatoimistoon

First Card luottokorttien hallinnointijärjestelmä. First Card luottokorttia varten annetut ja Nordean keräämät tiedot luovutetaan Tuomioistuinviraston talousyksikölle.

Junamatkojen osalta käytetään VR:n verkkokauppaa junalippuja ostettaessa.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan automaattisesti, kun palvelussuhde päättyy. Tieto palvelussuhteen päättymisestä siirtyy Kieku SAP HCM:stä automaattisesti M2 järjestelmään.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut matkustuksesta kertyvät tiedot ja dokumentit hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee matkustamisen yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta)

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)