Perintä ja maksuvalvonta

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Tuomioistuinviraston myyntilaskutusta sekä saatavien seurantaa, perintää ja viivästyskorkojen laskutusta varten. Henkilötietoja käsitellään myös siksi, koska keskushallintoviranomaisena Tuomioistuinvirasto huolehtii tuomioistuinlaitoksen kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä.

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Kieku-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Esimerkiksi Palkeiden vastuulla olevassa toimittajarekisterissä ylläpidetään toimittajan perustietoja menotositteiden käsittelyä varten.

Tuomioistuinvirasto vastaa osaltaan muista rekisterinpitäjän tehtävistä ja toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja perinnän yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteinen tehtävä tuomioistuinlain (673/2016) nojalla seurata tuomioistuinten toiminnan tuloksellisuutta sekä tehdä sitä koskevia selvityksiä ja arvioita (tuomioistuinlaki 19 a luvun 2 §:n 7 ja 13 kohdat). Tuomioistuinvirasto huolehtii siis tuomioistuinlaitoksen kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 14 §:n ja valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 27 §:n mukaisesti.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion talousarviosta annettua lakia (423/1988) sekä kirjanpitolakia (1336/1997). Perinnän yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsitellessä henkilötietoja perinnän yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten toimittajat, eli ne tahot, joilta palveluita hankitaan (esim. asianajaja, tulkki, avustaja, kouluttajat) ja asiakkaat, eli ne tahot, joilla on jokin suorite saatavana (esim. tuomioistuimessa käsitellyn asian perusteella syntynyt suorite) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee viraston ja tuomioistuinten toimittajia ja asiakkaita koskevia henkilötietoja Kiekussa asiakas- ja toimittajarekisterissä.

Asiakasrekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Asiakkaan nimi, asiakkaan numero, yritysnimi, lähiosoite, talonumero, postinumero, postitoimipaikka, maa, alue, aikavyöhyke, postilokero, postinumero, yrityksen postinumero, kieli, puhelin, matkapuhelin, fax, sähköpostiosoite, asiakkaan y-tunnus, asiakkaan ALV-tunnus, asiakkaan henkilötunnus, vastaanottajan verkkolaskuosoite (OVT-tunnus), vastaanottajan välittäjätunnus (operaattori) ja asiakkaan kuluttajaverkkolaskutiedot.

Toimittajarekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Toimittajan nimi, toimittajan numero, yritysnimi, lähiosoite, talonumero, postinumero, postitoimipaikka, maa, alue, aikavyöhyke, postilokero, postinumero, yrityksen postinumero, kieli, puhelin, matkapuhelin, fax, sähköpostiosoite, toimittajan y-tunnus, toimittajan henkilötunnus, pankkitilin IBAN- ja SWIFT-numerot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirasto toimii valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Kieku-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Palkeet lähettävät sähköpostilla mahdollisesti perittävistä laskuista Excel-tiedoston Tuomioistuinvirastolle tarkastettavaksi. Palkeet toimittavat lopulta perintään meneviä tietoja Uljas-järjestelmän kautta ulosottolaitokselle käsiteltäväksi.

CGI on Kieku:n järjestelmätoimittaja ja käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV) lakisääteisen tarkastuksen suorittamiseksi. Maksatukseen liittyviä tietoja voidaan luovuttaa maksajan ja saajan pankkiin, ulosottoviranomaisille ja verohallinnolle. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut perintä ja maksuvalvontatoiminnassa kertyvät aineistot ja dokumentit hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee perinnän yhteydessä henkilötietoja sen lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).