Vierailu Tuomioistuinvirastossa

Vierailijan tulee voida todistaa henkilöllisyytensä saapuessaan Tuomioistuinviraston tiloihin. Henkilötietoja käsitellään sekä tilaisuuksien asianmukaisen järjestämisen ja muun yhteistyön tarkoituksiin, että yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi. Kulunvalvonnan tarkoituksena on ohjata ja rajata tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkua ja omaisuuden suojaaminen. Kameravalvonnan tarkoituksena on vierailijoiden turvaaminen ja omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ennaltaehkäisy ja selvittäminen.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tietojen etukäteinen kerääminen ja henkilöllisyyden toteaminen perustuu Tuomioistuinviraston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohta e alakohta, työturvallisuuslain 8 §).

Tietojen säilyttäminen vierailun jälkeen yhteistyön tarkoituksiin perustuu Tuomioistuinvirastolle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen (tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Silloin kun tieto vierailijan nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen säilyttäminen perustuu valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:n ja kirjanpitolain 2 luvun 9 §:n.

Vierailujen yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019). Käsittelemme henkilötietoja vierailujen yhteydessä lisäksi noudattaaksemme viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten, hallintolakia (434/2003).

Tietojen luovutusten yhteydessä noudatamme viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinvirastossa vierailevat ja viraston järjestämiin tai tiloissamme järjestettäviin tilaisuuksiin osallistujat (mm. sidosryhmät, toimittajat, haastatteluun tulevat) muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Vierailun yhteydessä vierailijasta tallennetaan nimi, organisaatio ja vierailuajankohta sekä mahdollisesti sähköpostiosoite. Kameravalvonnassa muodostuu aktiivista valvontakuvaa sekä tallenteita, jotka tallentuvat erilliseen työasemaan, johon on pääsy vain Tuomioistuinviraston virastomestarilla. Toisinaan myös tieto vierailijan itse ilmoittamasta erityisruokavaliosta tallennetaan.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinviraston kulunvalvontaa toimittaa AccessPoint Oy. Tuomioistuinvirasto vastaa omasta kameravalvonnastaan eli aktiivisesta valvontakuvasta sekä tallenteista, jotka tallentuvat työasemaan, johon pääsy on ainoastaan virastomestarilla. Senaatti-kiinteistöt toimivat palveluntarjoajana.

Vierailijoista ei luovuteta tietoja Tuomioistuinviraston ulkopuolelle, ellei toinen tapahtumapaikka tarvitse niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi.

Kameravalvonnan tietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti kenellekään. Tuomioistuinvirasto voi kuitenkin luovuttaa kameravalvonnan tietoja poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä Tuomioistuinviraston Asiakirjapyynnöt-sivulta .

Kun kyseessä on tavanomainen vierailu tai muu tapahtuma vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään viraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Tuomioistuinvirasto säilyttää asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Vierailijoista säilytettävät tiedot poistetaan heti vierailun jälkeen. Vierailijoiden henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää vierailun jälkeen yhteistyön tarkoituksiin. Erityisruokavaliotiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen.

Kameravalvonnan tiedot säilytetään Tuomioistuinvirastossa sijaitsevassa tallentimessa, johon pääsy on ainoastaan virastomestarilla. Kameravalvonnan tiedot säilyvät 2 kuukautta, jonka jälkeen järjestelmä automaattisesti poistaa tiedot.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia vierailijalla on?

Vierailijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee vierailujen yhteydessä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Vierailun jälkeen vierailijalla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa tietojen säilyttämistä. Tällöin Tuomioistuinvirasto poistaa tiedot, ellei niiden säilyttämiseen ole huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää vierailijan edun, oikeudet ja vapaudet. Tiedot voidaan joutua säilyttämään myös, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kun tieto nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, vierailija ei voi vastustaa tietojen säilyttämistä.

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista löytyy Tuomioistuinviraston Tietosuojaoikeutesi-sivulta .

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).