Processen för tillsättande av domartjänster

Uppgifterna om lediga tjänster publiceras i rekryteringstjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för inlämnande av en platsansökan. Annonsen förmedlas från rekryteringstjänsten Valtiolle.fi med hjälp av RSS-flöden till webbplatsen oikeus.fi och till justitieförvaltningens intranätsida.

I rekryteringstjänsten Valtiolle.fi samlas uppgifter som är väsentliga med tanke på urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar i samband med att ansökan lämnas in. När ansökningstiden gått ut sammanställs en sammanfattning av sökandenas tjänstemeriter och andra meriter som beaktats samt en tabell där meriterna jämförs.

Ansökan kan också sändas i pappersform eller som bilaga till e-post på det sätt som anges i utlysningen. Observera att de ansökningar som lämnats in på detta sätt överförs till rekryteringstjänsten Valtiolle.fi för att den elektroniska ärendehanteringen ska kunna genomföras.

Sökanden tillfrågas om tillstånd till elektronisk delgivning när han eller hon registrerar sin ansökan i rekryteringssystemet Valtiolle.fi. Observera att domarförslagsnämnden också i fråga om ansökningar som lämnats in per e-post och post behöver ditt tillstånd till elektronisk delgivning t.ex. när den ger sökandena tillfälle att yttra sig med anledning av utlåtanden och utredningar som skaffats vid beredningen av utnämningsärendet.

Domstolen kan med sökandens samtycke göra en säkerhetsutredning av person som väljs till tjänsten eller uppgiften.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med rekrytering av domare för att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Bestämmelser om Domstolsverkets uppgifter vid utnämning av domare finns i 11 kap. 5 och 6 § i domstolslagen (673/2016). Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994) och -förordningen (971/1994) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Vid behandlingen av material som bildas i samband med rekryteringar beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).

Vid behandlingen av personuppgifter i samband med rekryteringar iakttar Domstolsverket den lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom förvaltningslagen (434/2003) och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). I samband med utlämnande av uppgifter iakttas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Enligt 19 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) kan andra handlingar än de som avses i 18 § delges den berörda personen som ett elektroniskt meddelande med dennes samtycke. Om skyddet för den berörda personens privatliv, något annat särskilt skyddsbehov eller tryggandet av hans eller hennes rättigheter dock kräver det, ska på delgivningen av handlingen tillämpas vad som föreskrivs i 18 § eller om delgivning i övrigt.

Handlingen anses ha delgivits den tredje dagen efter det att meddelandet avsändes, om inte något annat visas.

I fråga om säkerhetsutredningar iakttas förfarandet enligt säkerhetsutredningslagen (726/2014). Du kan se närmare uppgifter om registret över säkerhetsutredningar och om behandlingen av uppgifter i anslutning till det i 7 kap. i säkerhetsutredningslagen .

Vilka personuppgifter samlar Domstolsverket in om sökanden?

Gruppen av registrerade är de som söker tjänster.

Sökanden ombeds lämna in handlingar som visar att sökanden uppfyller de behörighetsvillkor för domare som anges i lagen. Sådana handlingar är t.ex. matrikelutdrag samt examens- och arbetsintyg.

Domstolsverket behandlar både sökandens identifieringsuppgifter och andra personuppgifter.

• Identifieringsuppgifter är: personens namn, tjänstetitel, födelsetid, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer, nationalitet, modersmål och kön.
• Övriga personuppgifter är: Uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan, såsom matrikelutdrag/meritförteckning, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, av sökanden anmälda referenser, andra behövliga uppgifter om arbetssökandet och villkoren för tillsättande av tjänsten samt uppgifter om lämplighetsbedömningar.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas de ut?

Valtiolle.fi-rekryteringssystemet är tillgängligt för de tjänstemän vid Domstolsverket vars arbetsuppgifter kräver det. Vid sidan av dem får också de personer som domstolen uppgett och som deltar i rekryteringen behandla personuppgifter.

När rekryteringen sker inom Valtiolle.fi-rekryteringssystemet, behandlar Domstolsverket och Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) personuppgifterna som gemensamt personuppgiftsansvariga. Domstolsverket ansvarar för de ansvar som tillkommer den personuppgiftsansvarige, såsom informationen till den sökande, och fungerar som kontaktpunkt när den sökande vill utöva de rättigheter som den registrerade har, t.ex. rätta uppgifterna eller veta vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas. Servicecentret ansvarar för den tekniska funktionen hos de informationssystem som behövs för att producera uppgifterna och tjänsterna och för därtill hörande frågor, bl.a. användbarhet, uppgifternas integritet, skydd och förvaring. Visma ansvarar för upprätthållandet av informationssystemet Valtiolle.fi som underleverantör till Palkeet. I bakgrunden till plattformen Valtiolle.fi samlar Visma kakor som används till exempel för att komma ihåg på vilket språk webbplatsen används.

Ansökningarna med bilagor skrivs ut ur rekryteringssystemet Valtiolle.fi, sparas på Domstolsverkets slutna nätdisk, där de också förvaras, och skickas per e-post till domstolen. Personuppgifter behandlas i Domstolsverkets ärendehanteringssystem . Informationssystemtjänsten för ärendehanteringen produceras av Valtori och Rättsregistercentralen svarar för den tekniska förvaltningen. Handlingarna sänds till domstolarna via Microsofts Outlook-program som ingår i Valtoris VYVI-tjänster (Statens gemensamma kommunikationstjänster).

Domstolsverket lämnar ut uppgifterna till den domstol som fattat beslut om ledigförklaring av tjänsten.

Uppgifter får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Du kan se närmare uppgifter om begäran om information på Domstolsverkets sida Begäran om handlingar .

Uppgifter som hänför sig till tjänsteutlysningsprocessen lämnas inte ut eller överförs inte till tredjeländer.

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

Uppgifterna förvaras i enlighet med Domstolsverkets informationshanteringsplan. De uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet bevaras åtminstone under den tid behandlingen pågår, medan förvaringstiden efter att behandlingen avslutats däremot beror på uppgifterna och ändamålet.

När ansökningshandlingarna har sänts till domstolen för handläggning, förstörs allt material i pappersform på ett informationssäkert sätt.

Domarförslagsnämnden ansvarar för arkivexemplaren av utnämningsprocessen i samband med utlysningen.

Ansökningarna avlägsnas från Valtiolle.fi-tjänsten 3 månader efter att rekryteringsprocessen avslutats. Domstolsverket avslutar rekryteringsprocessen i Valtiolle.fi-rekryteringssystemet när det har fattats beslut om utnämningen vid föredragningen för republikens president. Ansökningshandlingarna bevaras i tre månader i mappen för de avslutade rekryteringarna.

Hur skyddar vi personuppgifter?

Domstolsverket skyddar sökandenas personuppgifter i alla behandlingsåtgärder som gäller dem under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätt att få tillgång till och behandla dina personuppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter säkerställs genom regelbundna utbildningar och anvisningar. De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

Hurdana rättigheter har sökanden?

Sökandens dataskyddsrättigheter beror på på vilka grunder hans eller hennes personuppgifter behandlas. i samband med rekrytering av domare behandlar Domstolsverket personuppgifter för att fullgöra sin lagstadgade skyldighet (artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna. (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning)