Utbildningsverksamhet

Domstolsverket har till uppgift att sörja för ordnandet av utbildning för domstolarnas personal. I vissa utbildningar deltar också personer utanför domstolsväsendet (t.ex. utbildare, sakkunnigbiträden). Även Domstolsverkets egen personal deltar i utbildningsverksamheten.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att hantera och behandla uppgifter om dem som deltar i utbildning för utbildningsändamål. Uppgifterna om deltagarna används också för bokföringsåtgärder (t.ex. fakturering). Uppgifterna används för statistikföring, planering och uppföljning av utbildningarna. Listan över utbildningsdeltagare utnyttjas dessutom vid passerkontrollen på utbildningsplatsen för lokalsäkerhetssyften. Även personuppgifter om personer som deltar i planeringen av utbildningen och som fungerar som utbildare behandlas för ordnande av utbildning. Det kan skapas upptagningar om utbild-ningen i syfte att säkerställa att även sådana som inte har fått delta i utbildningen senare kan sätta sig in i ämnet.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Domstolsverket behandlar personuppgifter i samband med utbildningsverksamhet för fullgörande av den personuppgiftsansvariges rättsliga skyldigheter och på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1c och e i EU: s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 och 3 punkten i dataskyddslagen). Syftet med behandlingen av personuppgifter kompletteras dessutom av Domstolsverkets lagstadgade uppgift att sörja för ordnandet av utbildning för domare och övrig personal vid domstolarna i samarbete med domarutbildningsnämnden (9 kap. 4 § och 19 a kap. 2 § 4 punkten i domstolslagen (673/2016)).

Behandlingen av myndighetshandlingar samt behandlingen av personuppgifter i fråga om arkivering och bokföringsändamål grundar sig på den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet (dataskyddsförordningen artikel 6 1 c). Det dokumentmaterial som uppkommer inom utbildningsverksamheten behandlas i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Behandlingen av personuppgifter i fråga om arkivering grundar sig på arkivlagen (831/1994) och behandlingen i bokföringssyfte grundar sig på bokföringslagen (1336/1997).

Vilka personuppgifter samlas in?

Registrerade är förutom tjänstemän vid Domstolsverket också de personer som hör till domstolarnas personal och som vill delta i utbildning som ordnas av Domstolsverket eller personer som vill ha anteckning på sitt utbildningskort om att de deltar i utbildning som ordnas av någon annan aktör. Registrerade är också t.ex. utbildare samt medlare och nämndemän som är skyldiga att delta i utbildningen.

Behövliga personuppgifter bestäms enligt utbildningen. Personuppgifter som behandlas är bl.a. namn, e-postadress, personnummer, organisation, rubrik, uppgifter om anställningsförhållanden och utbildningsuppgifter. I hanteringssystemet för utbildningsuppgifter (HRM) registreras anmälningar till utbildningar, deltagande/prestationer och annulleringar.

I systemet för utbildningsuppgifter (HRM) samlas för varje utbildning behövliga tilläggsuppgifter om deltagarna, såsom födelsetider, eventuella specialdieter, behov av skjuts och inkvartering samt frågor till utbildarna.

Vid utbildningstillfällen kan man vid behov skapa bild- och ljudupptagningar.

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Behandlingen sker huvudsakligen i HRM-systemet, där utbildningsprogrammen för utbildningarna publiceras och anmälnings-, urvals- och deltagandeprocesserna för utbildningarna administreras. Rättsregistercentralen svarar för HRM:s informationssystemtjänster och CGI är systemleverantör. Anmälningsprocessen för personer utanför domstolsväsendet sker via Webropol-tjänsten, domstolarna eller Domstolsverket.

Uppgifterna om de utvalda deltagarna skickas till de ämbetsverk där de som anmält sig arbetar. Externa deltagare informeras personligen om valet. Utbildarna får information om deltagarna och andra uppgifter som behövs med tanke på utbildningen.

Undervisningsmaterialet för utbildningarna delas och kurser kan avläggas på webben på lärplattformen Moodle. Mediamaisteri Oy ansvarar för upprätthållandet av lärplattformen. Inom kursområdena finns i allmänhet anvisningar om hur kursen i fråga ska avläggas, kursläromedel, kursnyheter/meddelanden samt eventuellt olika diskussionsområden och uppgifter i anslutning till avläggande av kursen.

I samband med vissa kurser utnyttjas arbetsrummet Howspace som anskaffats via Humap Consultation Oy.

I utbildningarna utnyttjas också Skype for Business och Outlook-programmet (Microsoft, Deltagon), som ingår i Valtoris VYVI-tjänster (Statens gemensamma kommunikationstjänster). Med hjälp av Skype kan man inleda bl.a. diskussioner, ordna video- eller ljudförhandlingar i realtid, göra upptagningar och dela med sig av desktopapplikationer, och via Outlook kan man kommunicera per e-post och skicka kalenderkallelser.

I utbildningen kan även Microsoft Teams och Flinga-tjänsten användas för att genomföra gruppens interaktiva deltagande och för att skapa utbildningsmaterial.

Deltagarlistan för utbildningarna utnyttjas vid passerkontrollen på utbildningsplatsen. Du kan se mer här om behandlingen av personuppgifter i anslutning till Domstolsverkets passerkontroll. Utbildningar ordnas också utanför Domstolsverket, varvid behövliga uppgifter om dem som deltar i utbildningarna lämnas ut till utbildningsplatsen.

Deltagarlistan sänds vid behov som bilaga till fakturan för utbildningen till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet Handi-systemet). Betalningen av arvoden till utbildarna eller ersättningen av kostnaderna sköts via Pointti- ja M2-systemen hos Palkeet.

Handlingar som uppkommit i samband med utbildningsverksamheten registreras i Domstolsverkets ärendehanteringssystem till den del det har krävts att de ska registreras. Listan över dem som deltar i utbildningen kan med deltagarens samtycke förmedlas till andra som deltar i utbildningen, om det är nödvändigt för genomförandet av utbildningen. Uppgifter om dem som deltar i utbildningen kan också lämnas ut till andra som deltar i utbildningen, till exempel i samband med kommunikation, möteskallelser (t.ex. e-postadresser) och möten (t.ex. chat-kommentarer och en samtalshistoria som sparas i e-posten) samt vid behov också i övrigt på det sätt som utbildningssamarbetet förutsätter (t.ex. bildande av små-grupper). Även sådana personer för vilka det i utbildningssyfte är nödvändigt att sätta sig in i upptagningarna kan senare sätta sig in i de upptagningar som skapas vid utbildningstillfället och i de personuppgifter som framgår av dem. Uppgifter om dem som deltar i utbildning får också lämnas ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Hur länge kommer uppgifterna att förvaras?

En månad efter att kursuppgifterna har arkiverats (historierats) raderas kursspecifika tilläggsuppgifter som den registrerade själv lämnat ur HRM-systemet.

En deltagare kan själv annullera sin anmälan senast en viss dag (vanligen en eller två veckor före utbildningen) och fram till utbildningens början kan annulleringen göras av den person som ansvarar för utbildningen vid Domstolsverket eller av administratören vid deltagarens ämbetsverk. Den information som den återkallade deltagaren själv lämnar raderas ur systemet när utbildningen historieförs.

De uppgifter som registreras i ärendehanteringen förvaras i enlighet med ämbetsverkets plan för informationsstyrning. Uppgifterna förstörs på ett informationssäkert sätt efter att förvaringstiden gått ut eller överförs till Riksarkivet för arkivering, om Riksarkivet i sitt beslut om gallring har bestämt att informationsmaterialet ska arkiveras.

Övriga uppgifter och upptagningar från utbildningsverksamheten ska förstöras på behörigt sätt efter det att de inte längre behövs på grund av användningsändamålet.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter skyddas i alla behandlingsfunktioner som gäller dem samt under hela livscykeln för behandlingen av personuppgifter med hjälp av lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Rätten att få åtkomst till och behandla uppgifter beviljas på basis av arbetsuppgifterna. Domstolsverket säkerställer kompetensen hos den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter genom regelbundna utbildningar och anvisningar.

De uppgifter som behandlas samlas in i system och databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Material i pappersform förvaras skyddat och förstörs på ett informationssäkert sätt när behandlingen av materialet inte längre behövs för att de lagstadgade uppgifterna ska kunna utföras.

I fråga om de upptagningar som skapas av tillfällena och behandlingen av personuppgifter i anslutning till dem har Domstolsverket separata anvisningar om dataskydd. Upptagningens synlighet ska begränsas på ett ändamålsenligt sätt och placeras på en plats där endast de aktörer har tillträde till upptagningen för vilken den är avsedd.

Hurdana rättigheter har den som deltar i utbildningen?

Dataskyddsrättigheterna beror på på vilka grunder personuppgifter behandlas. I samband med utbildningsverksamhet behandlar Domstolsverket personuppgifter på grund av myndighetsuppgifter (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning). När det gäller behandlingen av handlingar, de bokföringsmässiga syftena och arkiveringen har deltagaren ingen rätt att göra invändningar (dataskyddsförordningen artikel 6 1 c).

Se närmare information om den registrerades rättigheter på Domstolsverkets webbplats om Dina dataskyddsrättigheter .

Man har rätt att få egna uppgifter avgiftsfritt. Om en person dock begär flera kopior, kan Domstolsverket ta ut en skälig avgift för dem på basis av de administrativa kostnaderna (Artikel 15.3 i EU:s allmänna dataskyddsförordning).