Johtokunnan asettaminen

Tuomioistuinvirastossa käsitellään henkilötietoja johtokunnan jäsenehdokkaiden nimeämisten valmistelun tarkoituksiin johtokunnan asettamista varten.

Valtioneuvosto asettaa Tuomioistuinviraston johtokunnan viideksi vuodeksi kerrallaan sille esitettyjen ehdokkaiden joukosta (tuomioistuinlaki 19 a luvun 7 §, 8 §). Oikeusministeriö ilmoittaa johtokunnan tehtävien avoinna olemisesta.

Jos johtokunnan jäsen tai varajäsen ei ole enää nimeämisensä perusteena olleessa virassa tai tehtävässä tai jos hänet on valittu tuomioistuinlain 19 a luvun 7 §:n 4 momentissa tarkoitettuun tehtävään, on hänen tilalleen nimettävä uusi jäsen tai varajäsen johtokunnan jäljellä olevaksi toimikaudeksi.

Johtokunnassa on yksi korkeimman oikeuden tuomari, yksi korkeimman hallinto-oikeuden tuomari sekä yksi tuomari hovioikeuksista, yksi käräjäoikeuksista, yksi hallinto-oikeuksista ja yksi erityistuomioistuimista. Johtokunnassa on lisäksi yksi tuomioistuinten muuhun henkilöstöön kuuluva jäsen sekä yksi jäsen, jolla on erityisesti julkishallinnon johtamisen asiantuntemusta. Kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Tuomioistuimet nimeävät keskuudestaan jäsenehdokkaat ja varajäsenehdokkaat.

Korkein oikeus ja korkein hallinto-oikeus nimeävät ehdokkaansa jäseneksi ja varajäseneksi ja ilmoittavat ehdokkaat oikeusministeriölle. Muiden tuomioistuinten päällikkötuomarit ja Tuomioistuinvirasto voivat sopia, että Tuomioistuinvirasto huolehtii nimeämismenettelyyn liittyvistä käytännön toimenpiteistä päällikkötuomareiden ohjeiden mukaisesti.

Tuomioistuinten jäsenehdokkaiksi ilmoittautuneita pyydetään toimittamaan hakemukset sähköpostin liitteenä oikeusministeriön ilmoituksessa ilmoitettuun Tuomioistuinviraston sähköpostiosoitteeseen tai paperimuodossa suoraan Tuomioistuinvirastoon. Tuomioistuinvirasto toimittaa hakemusasiakirjat ja mahdolliset ansioyhteenvedot tuomioistuinten päällikkötuomareille.

Ennen nimeämisiä tuomioistuinten päällikkötuomareiden on keskusteltava nimeämisistä keskenään ja kuultava tuomareita ja muun henkilöstön ehdokasta edustavia työntekijäjärjestöjä (tuomioistuinlaki 19 a luvun 8 §). Tuomioistuinvirasto toimittaa kuulemiskirjeen työntekijäjärjestöille ja toimittaa mahdolliset lausumat päällikkötuomareille tai huolehtii suullisen kuulemistilaisuuden järjestämisestä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja johtokunnan jäsenehdokkaiden nimeämiseksi lakisääteisen velvoitteensa noudattamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta, tuomioistuinlain (673/2016) 19 a luvun 8 §). Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Hakuprosessin yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019). Henkilötietoja käsitellessä hakuprosessin yhteydessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja arkistolakia 831/1994. Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmä on tuomioistuimista jäsenehdokkaaksi ilmoittautuneet henkilöt.

Tuomioistuinvirasto käsittelee sekä hakijan yksilöintitietoja että muita henkilötietoja. Hakijoista käsitellään henkilötietoja, jotka he ovat itse kertoneet hakemuksissaan.

Viranhakijan yksilöintietoja ovat esimerkiksi: Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, maa, maakunta, kunta.

Muita henkilötietoja ovat esimerkiksi: Hakijan hakemuksessaan esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Kuulemistilaisuudessa ja sen muistiosta ilmeneviä henkilötietoja ovat esimerkiksi: päällikkötuomareiden yhteyshenkilöiden nimi- ja organisaatiotiedot sekä kuultavien henkilöstöjärjestöjen edustajien nimi- ja organisaatiotiedot.

Suoraan Tuomioistuinvirastolle toimitetuista hakemuksista ilmeneviä tietoja ovat esimerkiksi: nimi, osoite, puhelinnumero, sukupuoli ja muut yksilöintitiedot, koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito, muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tiedot, kuten tietojärjestelmien käyttöön ja ajo-oikeuteen liittyvät tiedot, työhistoria ja suosittelijoiden yhteystiedot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Hakijoiden nimet kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään . Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Hakemukset lähetetään Valtorin Valtion yhteinen viestintäratkaisun (VYVI) avulla (Microsoft Outlook).

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä Asiakirjapyynnöt -sivulta.

Hakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja käsitellään työtehtävien vaatiman ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja tietosuojavastaavan tehtävien yhteydessä täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista löytyy Tuomioistuinviraston Tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).