Tuomarinvirantäyttöprosessi

Tiedot avoimista viroista julkaistaan Valtiolle.fi-rekrytointipalvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-rekrytointipalvelusta ilmoitus välittyy RSS-syötteiden avulla oikeus.fi-internetsivustolle ja oikeushallinnon intranetsivustolle.

Valtiolle.fi-rekrytointipalvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuajan päätyttyä laaditaan yhteenveto hakijoiden virka-ansioista ja muista huomioon otetuista ansioista sekä ansiovertailutaulukon.

Hakemuksen voi myös lähettää paperimuodossa tai sähköpostin liitteenä hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. Huomioithan, että tällä tavalla toimitetut hakemukset viedään Valtiolle.fi-rekrytointipalveluun sähköisen asiankäsittelyn toteuttamiseksi.

Hakijalta kysytään lupaa sähköiseen tiedoksiantoon, kun hän tallentaa hakemuksensa Valtiolle.fi -rekrytointijärjestelmään. Huomioithan, että myös sähköpostitse ja postitse toimitettujen hakemusten osalta tuomarinvalintalautakunta tarvitsee lupasi sähköiseen tiedoksiantoon esimerkiksi lähettäessään viranhakijoille tilaisuuden lausua nimitysasian valmistelussa hankittujen lausuntojen ja selvitysten johdosta.

Tuomioistuin voi tehdä virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvityksen.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee tuomarien rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Tuomioistuinviraston tehtävistä tuomareita nimitettäessä säädetään tuomioistuinlain (673/2016) 11 luvun 5 ja 6 §:ssä. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Rekrytointien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Henkilötietoja käsitellessä rekrytoinnin yhteydessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 §:n mukaan muu kuin 18 §:ssä tarkoitettu asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä 18 §:ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

Turvallisuusselvitysten osalta menetellään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Voit katsoa tarkempia tietoja turvallisuusselvitysrekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä turvallisuusselvityslain 7. luvusta .

Mitä henkilötietoja Tuomioistuinvirasto kerää hakijasta?

Rekisteröityjen ryhmä on viranhakijat.

Hakijaa pyydetään toimittamaan asiakirjat, jotka osoittavat hakijan täyttävän laissa säädetyt tuomareiden kelpoisuusvaatimukset. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi nimikirjanote sekä tutkinto- ja työtodistukset.

Tuomioistuinvirasto käsittelee sekä hakijan yksilöintitietoja että muita henkilötietoja.

Yksilöintietoja ovat: Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Muita henkilötietoja ovat: Koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirjanote/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmään pääsevät Tuomioistuinviraston virkamiehet, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Heidän ohellaan henkilötietoja pääsevät käsittelemään myös tuomioistuimen ilmoittamat rekrytointiin osallistuvat henkilöt.

Kun rekrytointi tapahtuu Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, Tuomioistuinvirasto ja Valtion talous - ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä. Tuomioistuinvirasto vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja se toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietoja tai tietää mitä tietoja hänestä käsitellään. Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Visma vastaa Palkeiden alihankkijana Valtiolle.fi -tietojärjestelmän ylläpidosta. Visma kerää Valtiolle.fi -alustan taustalla evästeitä, joita käytetään esimerkiksi muistamaan, millä kielellä sivustoa käytetään.

Hakemukset liitteineen tulostetaan Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmästä, tallennetaan Tuomioistuinviraston suljetulle verkkolevylle, jossa niitä myös säilytetään, ja lähetetään sähköpostilla tuomioistuimeen. Henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmässä . Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus. Asiakirjat lähetetään Valtorin VYVI-palveluihin (Valtion yhteisiin viestintäpalveluihin) kuuluvan Microsoftin Outlook -ohjelman kautta tuomioistuimille.

Tuomioistuinvirasto luovuttaa tiedot viran haettavaksi julistamisesta päättäneelle tuomioistuimelle.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Voit katsoa tarkempia tietoja tietopyynnön tekemisestä Tuomioistuinviraston asiakirjapyynnöt-sivulta .

Viranhakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään Tuomioistuinviraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan, käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika sen sijaan riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Kun hakemusasiakirjat on lähetetty tuomioistuimelle käsiteltäväksi, kaikki paperiset aineistot hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Viranhaun nimitysprosessin arkistointikappaleet ovat Tuomarinvalintalautakunnan vastuulla.

Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-palvelusta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Tuomioistuinvirasto päättää rekrytointiprosessin Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, kun nimityksestä on tehty päätös tasavallan presidentin esittelyssä. Hakemusasiakirjat säilyvät päätettyjen rekrytointien kansiossa kolme kuukautta.

Miten henkilötietoja suojataan?

Tuomioistuinvirasto suojaa hakijoiden henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Pääsy- ja käsittelyoikeus henkilötietoihisi myönnetään työtehtävien perusteella. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaaminen varmistetaan säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia hakijalla on?

Hakijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella hänen henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee tuomarien rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tuomioistuinviraston tietosuojaoikeutesi-sivulta .

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos kuitenkin pyydät useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan 3 kohta).