Tuomioistuinlaitoksen ilmoituskanava

Tuomioistuinlaitoksen ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että tuomioistuinlaitoksen henkilöstöön kuuluva henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden aloilla (kuten julkiset hankinnat tai yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus), voi ilmoittaa havainnostaan tai epäilystään turvallisesti.

Voit lukea ilmoittajan suojelusta laajemmin tuomioistuinlaitoksen sivuilta .

Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuualueet

Tuomioistuinvirasto ja tuomioistuimet toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun henkilötietoja käsitellään tuomioistuinlaitoksen sisäisessä ilmoituskanavassa (Huom! Tuomioistuinlaitoksen sisäiseen ilmoituskanavaan eivät kuulu Tuomarinvalintalautakunta ja Tuomarinkoulutuslautakunta)

Tuomioistuinvirasto on määritellyt yhteistyössä edellä tuomioistuinten kanssa tietosuojaan liittyvät vastuualueet.

Tuomioistuinvirasto toimii yhteyspisteenä tietosuojaan liittyvien oikeuksien osalta. Tuomioistuinvirasto myös vastaa kaikista tietosuojaan liittyvistä vastuista rekisterinpitäjän roolissa.

Tämän lisäksi yhteisrekisterinpitäjinä olevat tuomioistuimet vastaavat siitä, että

• Ilmoituskanavassa toteutettavasta henkilötietojen käsittelystä on informoitu asianmukaisesti rekisteröityjä (tietosuoja-asetuksen 13 art. ja 14 art.)
• Läpinäkyvästä tiedottamisesta tietosuojavastuiden jakautumiseen osalta (tietosuoja-asetuksen 26 art.)
• Osoitusvelvollisuuden toteuttamisesta omien vastuidensa osalta (tietosuoja-asetuksen 5 art. 2 kohta)
• Yhteydenpidosta valvontaviranomaisiin

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tietosuojaoikeuksiaan yhtä lailla suhteessa kumpaankin rekisterinpitäjään. Käytännössä pääosan rekisteröidyn oikeuksista voi toteuttaa Tuomioistuinvirasto, koska vain sillä on pääsy rekisteröityä koskeviin tietoihin sen asianhallintajärjestelmässä. Rekisterinpitäjät organisoivat yhteistyössä sen, että tietosuojaoikeudet toteutuvat tietosuojasääntelyn edellyttämällä tavalla.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettuun lakiin (1171/2022, jäljempänä ilmoittajansuojelulaki). Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja ilmoituskanavassa täyttääkseen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteensa (yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 art. 1 kohdan c alakohta), koska organisaation tulee toteuttaa ilmoituskanava, jossa ilmoittaja voi ilmoittaa epäilystään turvallisesti.

Ilmoittajansuojelulain mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä (ilmoittajansuojelulain 30 §). Tämän lisäksi erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä). Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohta.

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat ilmoituksen tekijät, ilmoituksen kohteena olevat henkilöt, ilmoituksessa mahdollisesti mainitut muut henkilöt sekä virkamiehet, jotka virkatehtäviinsä perustuen käsittelevät ilmoituskanavaan saapuvia ilmoituksia.

Henkilötiedot kerätään ilmoittajien ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä ilmoittajalta lisätietoina, mikäli ilmoituksen käsittely edellyttää yhteydenottoa ilmoittajaan. Myös nimetyiltä asiantuntijoilta voidaan tarvittaessa pyytää lisätietoja.

• Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mm. virasto, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Mahdolliset ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot
• Ilmoituksen kohteena olevaa rikkomusepäilyä koskevia tietoja
• Mahdollisten todistajien tai muuten asiaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja
• Ilmoituksen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden tiedot (mm. nimi, virasto, sähköpostiosoite)
• Muita mahdollisia ilmoituskanavan kautta tulevia tietoja (esim. mahdolliset aiheettomat, virheelliset tai soveltamisalan ulkopuolelle kuuluvat ilmoitukset)

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Ilmoittajaa pyydetään toimittamaan ilmoitus turvaviestillä Tuomioistuinvirastoon. Ilmoituksia on mahdollista toimittaa myös postitse tai tuomalla Tuomioistuinviraston aulapalveluun. Saapuneet ilmoitukset siirretään Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään, jossa ilmoitusten käsittely tapahtuu.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat Tuomioistuinvirastossa salassa pidettäviä.

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla ilmoituksen käsittelyyn nimetyt henkilöt.

Koska ilmoitukset tallennetaan Tuomioistuinviraston sähköiseen asianhallintajärjestelmään, on tällöin ilmoituksiin pääsy myös Tuomioistuinviraston Tiedonhallinnan tiimillä. Lisäksi Tuomioistuinviraston tietosuojavastaava voi asemansa vuoksi saada tietoonsa ilmoituksia koskevia henkilötietoja, esimerkiksi arvioidessaan rekisteröidyn oikeuksia koskevien pyyntöjen toteuttamista tai suorittaessaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä valvontatoimia. Tietosuojavastaavalla ei ole suoraa pääsyä ilmoituksiin asianhallintajärjestelmässä, vaan pääsy ilmoituksiin hänelle annetaan vain tapauskohtaisesti työtehtäviin liittyen.

Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle:

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä, ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle (ns. ”asiantuntijat”, kts. ilmoittajan suojelulaki 14 § 1 mom. ), jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

1. toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2. esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3. syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4. ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä.

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.

Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Tuomioistuinviraston osalta henkilötietojen säilytysajat määritetään Kansallisarkiston vahvistaman seulontapäätöksen mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelmassa määritetty aika.

Miten tietoja suojataan?

Ilmoituskanavaa koskevassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisesti.

Tuomioistuinvirasto huolehtii siitä, että ilmoituskanavan yhteydessä käsiteltäviä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsitteleville työntekijöille on annettu ohjeistus henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain Tuomioistuinviraston erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Pääsyoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa ilmoitukset sijaitsevat, on suojattu teknisin toimenpitein, kuten palomuurein ja pääsyoikeusrajauksin.

Millaisia tietosuojaoikeuksia rekisteröidyllä on?

Tuomioisuinvirasto toimii yhteyspisteenä rekisteröidylle ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulisi ensisijaisesti osoittaa Tuomioistuinvirastolle.
Tuomioisuinvirasto käsittelee ilmoituskanavassa toimintaan liittyviä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella. Käsittelyperuste määrittelee sen, millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on käytettävissään.
Ilmoituskanavaa koskevassa lainsäädännössä rekisteröidyn oikeuksia on vielä erikseen rajoitettu (kts. ilmoittajansuojelulaki 31 §). Nämä rajoitukset koskevat erityisesti rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 art.) sekä rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 art.).

Oikeus tutustua tietoihin

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tutustua tietoihin, mutta tätä oikeutta voidaan rajoittaa muun muassa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät edellä tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. edellinen kappale ”Oikeus tutustua tietoihin”) ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Ilmoittajansuojelulain 31 §:n 1 momentin mukaan rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 art.) ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröidyllä ei näin ollen ole oikeutta rajoittaa ilmoittajansuojelulain piirissä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Ilmoitusten käsittelyssä ei hyödynnetä automaattista päätöksentekoa.

‍