Yhteydenotot ja asiointi

Jokaisella on mahdollisuus toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät sähköiset viestit ja asiakirjat sähköisesti Tuomioistuinviraston kirjaamoon osoitteeseen [email protected] taikka suoraan kyseistä asiaa vastaavaan virastopostilaatikkoon.

Asian voi saattaa vireille myös lähettämällä asiakirjat postitse osoitteeseen PL 100, 00085 Tuomioistuinvirasto. Asiakirjan voi tarvittaessa tuoda suoraan Tuomioistuinvirastoon aulapalveluun, josta se toimitetaan edelleen käsiteltäväksi.

Tuomioistuinviraston virkamiehet saavat myös joskus yhteydenottoja suoraan henkilökohtaisiin virkasähköposteihinsa. Virkamies voi käsitellä siinä yhteydessä saamiaan henkilötietoja asian hoitamiseksi ja vastatakseen asiointia koskeviin kysymyksiin. Jokainen virkamies vastaa hallussaan olevien asiakirjojen asianmukaisesta käsittelystä sekä hänen vastaanottamansa tai laatimansa asiakirjan toimittamisesta kirjaamoon.

Salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat tulee toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvaviestin välityksellä. Turvaviestin voit lähettää täältä https://turvaviesti.om.fi . Voit katsoa tarkempaa tietoa turvaviestistä ja sen lähettämisestä turvaviesti -sivulta.

Tuomioistuinvirastoon saapuvat yhteydenotot kirjataan tarvittaessa tuomioistuinviraston asianhallintaan tai siirretään edelleen toimivaltaiselle viranomaiselle.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi hallintolain (434/2003) palveluperiaatteen ja neuvontavelvollisuuden toteuttaminen (7-8 §:t).

Sähköpostitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu tämän lisäksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin (13/2003) sekä digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5 §:ään koskien muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä.

Erityisiä henkilötietoryhmiä ja rikostuomioihin sekä rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla, kun käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi laissa säädetystä tehtävästä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta sekä 10 artikla, tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta sekä 7 §).

Lisäksi laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää asiarekisterin ylläpitoa (25 §). Käsitellessä henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä, Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolain 21 §:ää (asiakirjan siirto). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Tuomioistuinviraston kanssa asioivat, sidosryhmien edustajat, toimittajat, asian vireille saattajat ja tutkimuksen, selvityksen tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyöhön lupaa hakevat sekä mahdollisesti vireille saatetuissa asiakirjoissa olevat kolmannet henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän.

Tuomioistuinvirasto käsittelee tavanomaisesti vireille saattajan nimitietoja ja tarvittaessa yhteystietoja kuten puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja postiosoitetta. Myös asian kuvaukseen liittyviä tietoja ja asiakirjan käsittelyyn liittyviä tietoja käsitellään. Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään, mikäli se on asian laadun mukaan välttämätöntä ja käsittelylle on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukainen peruste.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Tuomioistuinvirastoon tulevat yhteydenotot kirjataan tarvittaessa Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään . Asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelun tuottaa Valtori ja teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Voit katsoa tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä asiakirjapyynnöt -sivulta.

Tarvittaessa Tuomioistuinvirastolle tulleita yhteydenottoja voidaan myös siirtää toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain nojalla (21 §). Kun asia siirretään toimivaltaiselle viranomaiselle, yhteydenotosta kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintaan yleiset metatiedot (kuten esimerkiksi asian vireillepanija). Tällöin asiaan liittyviä asiakirjoja ei kuitenkaan tallenneta.
Yhteydenottoihin ja asiointiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia asioivalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja yhteydenottojen ja asioinnin yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista löytyy tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)

‍