Työnhakuprosessiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Valtiolle.fi-palvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuprosessin päättyessä laaditaan vertailumuistio, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.

Hakemuksen voi myös lähettää paperimuodossa tai sähköpostin liitteenä hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. Huomioithan, että tällä tavalla toimitetuista hakemuksista viedään tarvittavat tiedot Valtiolle.fi-rekrytointipalveluun sähköisen asiankäsittelyn toteuttamiseksi.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys. Tuomioistuinviraston henkilötietojen käsittelystä turvallisuusselvitysten yhteydessä löydät sivulta Turvallisuusselvitys . Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja suojelupoliisin nettisivuilta .

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja täyttääkseen lakisääteisen velvoitteensa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004).

Rekrytointien yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä käsitellessä Tuomioistuinvirasto noudattaa viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä kuten hallintolakia (434/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019). Tietojen luovutusten yhteydessä noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja arkistolain (831/1994), Kansallisarkiston määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja Tuomioistuinviraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Turvallisuusselvitysten osalta menetellään turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Tarkemmat tiedot turvallisuusselvitysrekisteristä ja siihen liittyvästä tietojenkäsittelystä löytää turvallisuusselvityslain 7 luvusta.

Mitä henkilötietoja Tuomioistuinvirasto kerää hakijasta?

Työnhakijat muodostavat rekisteröityjen ryhmän, joiden henkilötietoja käsitellään.

Tuomioistuinvirasto käsittelee seuraavia työnhakijoita koskevia yksilöintitietoja ja työnhakijoita koskevia muita henkilötietoja:

• Hakijan yksilöintitiedot: Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, maa, maakunta, kunta.
• Hakijan muut henkilötiedot: Hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot. Tarvittavat todistukset pyydetään esittämään haastattelussa.

Käsittelemme mahdollisesti myös hakijan ilmoittamien suosittelijoiden yhteystietoja.

Osana rekrytointiprosessia voidaan suorittaa soveltuvuusarviointeja. Soveltuvuusarvioinnissa arvioidaan henkilön soveltuvuutta tietyssä tehtävässä tietyssä työyhteisössä. Soveltuvuusarvioinnin osalta Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja, kuten hakijan vahvuuksia, kehittämisalueita, kyvykkyyttä, motivaatiota ja uratavoitteita sekä suositusta haettavana olevaan tehtävään.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle niitä luovutetaan?

Kun rekrytointi tapahtuu Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, Tuomioistuinvirasto sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä. Tuomioistuinvirasto vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Visma vastaa Palkeiden alihankkijana Valtiolle.fi-tietojärjestelmän ylläpidosta. Visma kerää Valtiolle.fi-alustan taustalla evästeitä, joita käytetään esimerkiksi muistamaan, millä kielellä sivustoa käytetään.

Hakemukset liitteineen tulostetaan Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmästä ja tallennetaan käyttöoikeusrajoitettuun henkilöstöhallinnon kansioon. Henkilötietoja käsitellään Tuomioistuinviraston asianhallinnassa (Lotus Notes, Valtori ja ORK). Asianhallintaan on rajatut pääsyoikeudet vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Suojelupoliisi käsittelee henkilötietoja turvallisuusselvityksen laatimiseksi.

Soveltuvuusarviointeja toteuttaa MPS. Tarkempaa tietoa MPS:n tietosuojakäytännöstä voit katsoa täältä ja tietosuojaselosteesta täältä .

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tarkempaa tietoa tietopyynnön tekemisestä löytyy Tuomioistuinviraston Asiakirjapyynnöt-sivulta .

Työnhakuprosessiin liittyviä tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan Tuomioistuinvirasto säilyttää henkilötietoja?

Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-rekrytointipalvelusta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen (tila rekrytoitu tai keskeytetty) jälkeen.

Tuomioistuinvirasto säilyttää tietoja viraston tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päätymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Tiedot arkistoidaan viraston omaan asiakirjahallintaan eli tässä tapauksessa henkilöstöhallinnon rajoitettuun kansioon. Kuitenkaan soveltuvuusarviointiin liittyviä asiakirjoja ei viedä Tuomioistuinviraston omaan asiakirjahallintaan.

Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä.

Jos Suojelupoliisi toimittaa Tuomioistuinvirastolle turvallisuusselvityksen kirjallisen lausunnon tai vastauksen, ei lausuntoa säilytetä, vaan se hävitetään välittömästi tietoturvallisella tavalla lausunnon tai vastauksen läpikäymisen jälkeen. Tuomioistuinvirasto ei säilytä turvallisuusselvityksestä selvinneitä tietoja.

Miten Tuomioistuinvirasto suojaa henkilötietoja?

Tuomioistuinvirasto suojaa henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Millaisia oikeuksia hakijalla on?

Hakijan tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteensa toteuttamiseksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tuomioistuinviraston tietosuojaoikeutesi-sivulta .

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).