Domstolsväsendets rapporteringskanal

Syftet med rapporteringskanalen för domstolsväsendet är att säkerställa att en person som hör till domstolsväsendets personal och som i samband med sitt arbete observerar eller misstänker verksamhet som strider mot det allmänna intresset inom specificerade områden av Europeiska unionens eller den nationella lagstiftningen Europeiska unionens eller den nationella lagstiftningen (t.ex. offentlig upphandling eller integritets- och dataskydd samt nät- och informationssystemens säkerhet) kan rapportera sina iakttagelser eller misstankar på ett säkert sätt.

Du kan läsa mer om visselblåsarskyddet på Domstolsväsendets webbplats .

Gemensamt personuppgiftsansvar och ansvarsområden

Domstolsverket och domstolarna är gemensamt personuppgiftsansvariga när personuppgifter behandlas i domstolsväsendets interna rapporteringskanal (OBS! Domarförslagsnämnden och Domarutbildningsnämnden hör inte till domstolsväsendets interna rapporteringskanal.)

Domstolsverket har i samarbete med domstolarna fastställt ansvarsområdena i anslutning till dataskyddet.

Domstolsverket fungerar som kontaktpunkt när det gäller dataskyddsrelaterade rättigheter. Domstolsverket ansvarar också för alla ansvar i anslutning till dataskyddet i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Dessutom ansvarar de domstolar som är gemensamt personuppgiftsansvariga för att

• De registrerade har på behörigt sätt informerats om den behandling av personuppgifter som sker i anslutning till rapporteringskanalen (artiklarna 13 och 14 i dataskyddsförordningen)
• Öppen information om fördelningen av dataskyddsansvaret (artikel 26 i dataskyddsförordningen)
• Uppfyllandet av ansvarsskyldigheten i fråga om sina egna förpliktelser (artikel 5.2 i dataskyddsförordningen)
• Kontakter med tillsynsmyndigheterna

Den registrerade har rätt att utöva sina dataskyddsrättigheter på samma sätt i förhållande till vardera personuppgiftsansvarig. I praktiken kan största delen av den registrerades rättigheter tillgodoses av Domstolsverket, eftersom endast Domstolsverket har tillgång till uppgifter om den registrerade i sitt ärendehanteringssystem. De personuppgiftsansvariga organiserar i samarbete att dataskyddsrättigheterna tillgodoses på det sätt som dataskyddsbestämmelserna förutsätter.

Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Upprätthållandet av rapporteringskanalen baserar sig på lagen om skydd för personer som rapporterar överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (1171/2022, nedan visselblåsarlagen). Domstolsverket behandlar personuppgifter i rapporteringskanalen för att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter (artikel 6 i den allmänna dataskyddsförordningen (679/2016). punkt 1 c), eftersom organisationen måste genomföra en rapporteringskanal där den rapporterande personen kan rapportera sina misstankar på ett säkert sätt.

Enligt visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på syftet med visselblåsarlagen (30 § i visselblåsarlagen). Dessutom är den rättsliga grunden för behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänintresse). Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter som gäller fällande domar i brottmål och överträdelser är artikel 10 i dataskyddsförordningen och 7 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen.

Vilka personuppgifter samlas in?

Gruppen av registrerade består av rapporterande personer, personer som är föremål för rapporter, andra personer som eventuellt nämns i rapporten samt tjänstemän som utifrån sina tjänsteåligganden behandlar rapporter som inkommer till rapporteringskanalen.

Personuppgifter samlas in om rapporter som rapporterande personer lämnat i rapporteringskanalen samt i samband med behandlingen rapporten som tilläggsuppgifter från den rapporterande personen, om behandlingen av rapporten förutsätter att den rapporterande personen ska kontaktas. Vid behov kan ytterligare information begäras från de utsedda sakkunniga.

• Den rapporterande personens namn och kontaktuppgifter (bl.a. ämbetsverk, e-postadress och telefonnummer)
• Eventuella uppgifter om den person som är föremål för rapporten
• Uppgifter om den misstanke om överträdelse som är föremål för rapporten
• Personuppgifter om eventuella vittnen eller andra berörda personer
• Uppgifter om de personer som deltar i behandlingen av rapporten (bl.a. namn, ämbetsverk, e-postadress)
• Annan eventuell information som kommer via rapporteringskanalen (t.ex. falska eller felaktiga rapporter eller rapporter som inte omfattas av tillämpningsområdet)

Vem behandlar personuppgifter och till vem lämnas personuppgifter ut?

Den rapporterande personen ombeds lämna in rapporten via skyddad e-post till Domstolsverket. Det är också möjligt att sända rapporter per post eller genom att lämna in dem till Domstolsverkets reception. Rapporterna som inkommit överförs till Domstolsverkets ärendehanteringssystem, där rapporterna behandlas.

Personuppgifter om den rapporterande personen och föremålet för rapporten är enligt visselblåsarlagen sekretessbelagda vid Domstolsverket.

I visselblåsarärenden får personuppgifter behandlas endast av de personer som utsetts att behandla rapporter på det sätt som avses i visselblåsarlagen.

Eftersom rapporterna lagras i Domstolsverkets digitala ärendehanteringssystem, har då också Domstolsverkets Informationshanteringsteam åtkomst till rapporterna. Dessutom kan Domstolsverkets dataskyddsombud på grund av sin ställning få tillgång till personuppgifter i anslutning till rapporterna, till exempel när det gäller att bedöma genomförandet av en begäran om registrerades rättigheter eller när det gäller tillsynsåtgärder i samband med behandlingen av personuppgifter. Dataskyddsombudet har inte direkt åtkomst till rapporterna i ärendehanteringssystemet, utan åtkomst till rapporter ges endast från fall till fall i anslutning till arbetsuppgifter.

Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till någon annan myndighet eller till den som är föremål för rapporten:

Enligt visselblåsarlagen får en person som utsetts att behandla en rapport lämna ut uppgifter om den rapporterande personens och andra i rapporten nämnda personers identitet och andra uppgifter som direkt eller indirekt röjer identiteten till en annan person som utsetts att utreda om rapporten är riktig (s.k. ”sakkunniga”, se 14 § 1 mom. i visselblåsarlagen), om lämnandet av uppgifterna är nödvändigt för att utreda rapportens riktighet.

1. till den behöriga tillsynsmyndigheten för utredning av rapportens riktighet,
2. till förundersökningsmyndigheten för förebyggande, avslöjande, utredning och åtalsprövning av brott,
3. till åklagaren för utförande av de uppgifter som anges i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019),
4. till den som är föremål för rapporten för utarbetande, framställning eller försvar av ett rättsligt anspråk vid domstolsförhandlingar, rättsliga förfaranden utanför domstol eller administrativa förfaranden.

Om en parts rätt att få sekretessbelagda uppgifter föreskrivs särskilt i någon annan lag.

Den som är föremål för en rapport har rätt att röja den rapporterande personens identitet och få information av myndigheten om den rapporterande personens identitet, om detta är nödvändigt för att utarbeta, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk i ett rättsligt förfarande.

Den person som ansvarar för behandlingen av rapporten ska i förväg underrätta den rapporterande personen om att hens identitet röjs, om inte en sådan uppgift äventyrar utredningen av, förundersökningen av eller rättegången om rapportens riktighet i ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom skriftligen underrätta den rapporterande personen om skälen till att sekretessbelagda uppgifter röjs.

Uppgifter i myndighetshandlingar får lämnas ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Personuppgifter får inte överföras utanför EU/EES.

Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifter som kommer via rapporteringskanalen utplånas fem år efter det att rapporten inkommit, om det inte är nödvändigt att uppgifterna förvaras för att de rättigheter eller skyldigheter som föreskrivs i visselblåsarlagen eller någon annan lag ska kunna tillgodoses eller för att ett rättsligt anspråk ska kunna upprättas, framställas eller försvaras. Personuppgifter som uppenbart saknar betydelse för behandlingen av rapporten ska raderas utan ogrundat dröjsmål.

När det gäller Domstolsverket fastställs förvaringstiderna för personuppgifter i enlighet med det beslut om gallring som Riksarkivet har fastställt. Personuppgifter förvaras den tid som anges i informationshanteringsplanen.

Hur skyddas uppgifterna?

Vid den behandling av personuppgifter som gäller rapporteringskanalen iakttas aktsamhet och de personuppgifter som behandlas med hjälp av informationssystemen skyddas på behörigt sätt.

Domstolsverket ser till att de uppgifter som behandlas i samband med rapporteringskanalen behandlas konfidentiellt. De anställda som behandlar personuppgifter har fått anvisningar om behörig behandling och skydd av personuppgifter.

Tillgång till uppgifter som behandlas i informationssystem ska endast beviljas personer som särskilt utsetts och bemyndigats av Domstolsverket. Åtkomsträttigheternas aktualitet kontrolleras regelbundet. Datanätet och terminalutrustningen där rapporterna finns är skyddade genom tekniska åtgärder såsom brandväggar och begränsningar av åtkomsträttigheterna.

Vilka dataskyddsrättigheter har den registrerade?

Domstolsverket fungerar som kontaktpunkt för den registrerade och begäranden som gäller den registrerades rättigheter bör i första hand riktas till Domstolsverket.
Domstolsverket behandlar i rapporteringskanalen personuppgifter som hänför sig till verksamheten på basis av en lagstadgad skyldighet. Behandlingsgrunden avgör vilka rättigheter som står till den registrerades förfogande.

I lagstiftningen om rapporteringskanalen har den registrerades rättigheter begränsats separat (se 31 § i visselblåsarlagen). Dessa begränsningar gäller särskilt den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter (artikel 15 i dataskyddsförordningen) samt den registrerades rätt att begränsa behandlingen (artikel 18 i dataskyddsförordningen).

Rätt till tillgång till uppgifter

Den registrerade har i princip rätt att få tillgång till uppgifter enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen, men denna rätt kan begränsas bl.a. i fråga om personuppgifter som anmälts med stöd av visselblåsarlagen, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkerställa att riktigheten i rapporten utreds eller för att skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna om den registrerade är sådana att de faller utanför den rätt som avses ovan, har den registrerade rätt att få andra uppgifter om hen.

Den registrerade har rätt att bli underrättad om orsakerna till begränsningen och begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

Rätt att rätta uppgifter

Den registrerade har endast begränsad rätt att få tillgång till de uppgifter som registrerats om hen (se föregående stycke ”Rätt till tillgång till uppgifter”) i fråga om rapporter som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde. Om sådana andra uppgifter om den registrerade kan lämnas ut utan att behandlingen och prövningen av rapporten äventyras, kan den registrerade begära rättelse eller utplåning av uppgifterna.

Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter

Enligt 31 § 1 mom. i visselblåsarlagen tillämpas den registrerades rätt att begränsa behandlingen (artikel 18 i dataskyddsförordningen) inte på sådan behandling av personuppgifter som avses i visselblåsarlagen. Den registrerade har således inte rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter inom ramen för visselblåsarlagen.
Vid behandlingen av rapporter utnyttjas inte automatiskt beslutsfattande.

‍