Koulutustoiminta

Tuomioistuinviraston tehtävänä on huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomioistuinten henkilöstölle. Tietyissä koulutuksissa koulutukseen osallistuu myös tuomioistuinlaitoksen ulkopuolisia henkilöitä (esim. kouluttajat, asiantuntija-avustajat). Myös Tuomioistuinviraston oma henkilökunta osallistuu koulutustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja käsitellä koulutuksiin osallistuvien tietoja koulutustarkoituksia varten. Osallistujatietoja käytetään myös kirjanpidollisissa toimenpiteissä (esim. laskutus). Tietoja käytetään koulutusten tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan. Koulutusten osallistujalistaa hyödynnetään lisäksi koulutuspaikan kulunvalvonnassa toimitilaturvallisuuden tarkoituksia varten. Myös koulutuksen suunnitteluun osallistuvien ja kouluttajana toimivien henkilöiden henkilötietoja käsitellään koulutusten järjestämiseksi. Koulutuksesta voidaan luoda tallenteita, joiden tarkoituksena on turvata, että myös sellaiset, jotka eivät ole päässeet osallistumaan koulutukseen, voivat perehtyä myöhemmin asiaan.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tuomioistuinvirasto käsittelee henkilötietoja koulutustoiminnan yhteydessä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 ja 3 kohta). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta täydentää tämän lisäksi Tuomioistuinviraston lakisääteinen tehtävä huolehtia koulutuksen järjestämisestä tuomareille ja tuomioistuinten muulle henkilöstölle, yhteistyössä tuomarinkoulutuslautakunnan kanssa (tuomioistuinlaki (673/2016) 9 luku 4 § sekä 19 a luku 2 §:n 4 kohta).

Viranomaisen asiakirjojen käsittely sekä arkistoinnin ja kirjanpidollisten tarkoitusten osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Tietosuoja-asetus 6 1 c). Koulutustoiminnassa syntyvää asiakirjamateriaalia käsitellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) sekä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) mukaisesti. Henkilötietojen käsittely arkistoinnin osalta perustuu arkistolakiin (831/1994) sekä käsittely kirjanpidollisissa tarkoituksissa perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997).

Mitä henkilötietoja kerätään?

Rekisteröityjä ovat Tuomioistuinviraston virkamiesten lisäksi ne tuomioistuinten henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka haluavat osallistua Tuomioistuinviraston järjestämään koulutukseen tai henkilöt, jotka haluavat koulutuskortilleen merkinnän osallistumisesta jonkun muun tahon järjestämään koulutukseen. Rekisteröityjä ovat myös esimerkiksi kouluttajat sekä sovittelijat ja lautamiehet, joilla on velvollisuus osallistua koulutukseen.

Tarpeelliset henkilötiedot määräytyvät koulutuksen mukaan. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat muun muassa nimi, sähköpostiosoite, henkilönumero, organisaatio, nimike, palvelussuhdetiedot ja koulutustiedot. Koulutustietojen hallintajärjestelmään (HRM) kirjataan koulutuksiin ilmoittautumiset, osallistumiset/suorittamiset ja peruutukset.

Koulutustietojen järjestelmään (HRM) kerätään osallistujista koulutuskohtaisesti tarpeelliset lisätiedot kuten esimerkiksi syntymäajat, mahdolliset ruokarajoitteet, kyyti- ja majoitustarpeet sekä kysymykset kouluttajille.

Koulutustilaisuuksista voidaan tarvittaessa luoda kuva- ja äänitallenteita, joista tallennetaan koulutuksissa esiintyvien henkilöiden henkilötiedot, osallistujien esittämät kysymykset ja chat-palstalle tulevat kysymykset.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Pääosin käsittely tapahtuu HRM-järjestelmässä, jossa julkaistaan koulutusten koulutusohjelmat sekä hallinnoidaan koulutusten ilmoittautumis-, valinta- ja osallistumisprosesseja. HRM:n tietojärjestelmäpalvelusta vastaa Oikeusrekisterikeskus ja järjestelmätoimittajana toimii CGI. Tuomioistuinlaitoksen ulkopuolisten henkilöiden ilmoittautumisprosessi tapahtuu Webropol -palvelun, tuomioistuinten tai Tuomioistuinviraston kautta.

Valittujen osallistujien tiedot toimitetaan niille virastoille, joissa ilmoittautuneet työskentelevät. Ulkopuolisille osallistujille ilmoitetaan henkilökohtaisesti valinnasta. Osallistujalista ja muut koulutuksen kannalta tarpeelliset tiedot toimitetaan kouluttajille.

Koulutusten opintomateriaaleja jaetaan ja kursseja voidaan suorittaa niin Moodle -verkko-oppimisympäristössä, jonka ylläpidosta vastaa Mediamaisteri Oy kuin myös eOppiva verkko-oppimisympäristössä, jonka ylläpidosta vastaa HAUS Kehittämiskeskus Oy. Kurssialueilta löytyy yleensä ohjeet ko. kurssin suorittamiseen, kurssin oppimateriaaleja, kurssin uutiset/tiedotteet sekä mahdollisesti erilaisia keskustelualueita ja kurssin suorittamiseen liittyviä tehtäviä.

Joidenkin kurssien yhteydessä hyödynnetään Humap Consultation Oy:n kautta hankittua Howspace -työtilaa.

Koulutuksissa hyödynnetään myös Valtorin VYVI-palveluihin (Valtion yhteisiin viestintäpalveluihin) kuuluvaa Skype for Business ja Outlook -ohjelmaa (Microsoft, Deltagon). Skypen avulla voidaan aloittaa mm. keskusteluja, järjestää reaaliaikaisia video tai -äänineuvotteluja, tehdä tallenteita ja jakaa työpöytäsovelluksia ja Outlookin kautta voidaan viestiä sähköpostitse sekä toimittaa kalenterikutsuja.

Koulutuksessa voidaan käyttää myös Microsoft Teamsiä ja Flinga-palvelua ryhmän vuorovaikutteisen osallistumisen toteuttamiseksi sekä koulutusmateriaalien luomiseksi. Tallenteet editoidaan Adobe Rush Premiere-ohjelmalla.

Koulutusten osallistujalistaa hyödynnetään koulutuspaikan kulunvalvonnassa. Tuomioistuinviraston kulunvalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä voit katsoa lisää sivulta Vierailu Tuomioistuinvirastossa . Koulutuksia pidetään myös Tuomioistuinviraston ulkopuolella, jolloin tarvittavat tiedot koulutuksiin osallistuvista luovutetaan koulutuspaikalle.

Osallistujalista toimitetaan tarvittaessa koulutusta koskevan laskun liitteenä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet Handi-järjestelmä). Kouluttajien palkkioiden maksaminen tai kustannusten korvaaminen hoidetaan Palkeiden Pointti- ja M2-järjestelmien kautta.

Koulutustoiminnasta syntyneet asiakirjat kirjataan Tuomioistuinviraston asianhallintajärjestelmään niiltä osin, kuin ne on edellytetty kirjattavaksi. Koulutukseen osallistuvien listaus voidaan osallistujan suostumuksella välittää muille koulutukseen osallistuville, jos se on koulutuksen toteuttamiseksi tarpeellista. Koulutukseen osallistuvien tietoja voidaan luovuttaa myös muille koulutukseen osallistuville esimerkiksi viestinnän, kokouskutsujen (esimerkiksi sähköpostiosoitteet) ja tapaamisten yhteydessä (esimerkiksi chat-kommentit sekä sähköpostiin tallentuva keskusteluhistoria) sekä tarvittaessa myös muutoin koulutusyhteistyön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi pienryhmien muodostaminen). Koulutustilaisuudesta luotaviin tallenteisiin sekä niissä ilmeneviin henkilötietoihin voivat myöhemmin perehtyä myös sellaiset henkilöt, joille tallenteisiin perehtyminen on koulutustarkoituksessa tarpeen. Koulutukseen osallistuvien tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kuukausi sen jälkeen, kun kurssin tiedot on arkistoitu (historioitu) HRM-järjestelmästä poistuvat kurssikohtaiset rekisteröidyn itse antamat lisätiedot.

Osallistuja voi peruuttaa ilmoittautumisensa itse tiettyyn päivään mennessä (yleensä viikko tai 2 ennen koulutusta) ja koulutuksen alkuun asti peruutuksen voi tehdä koulutuksen vastuuhenkilö Tuomioistuinvirastossa tai osallistujan viraston vastuukäyttäjä. Peruutetun osallistujan itse antamat tiedot poistuvat järjestelmästä, kun koulutus historioidaan.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

Muut koulutustoiminnasta kertyvät tiedot ja tallenteet hävitetään asianmukaisesti sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeen käyttötarkoituksensa vuoksi.

Miten tietoja suojataan?

Henkilötietoja suojataan kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuinvirasto varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla.

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperinen aineisto säilytetään suojattuna ja hävitetään tietoturvallisesti, kun sen käsittely ei enää ole tarpeen lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi.

Tapahtumista luotavien tallenteiden ja niihin liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta Tuomioistuinvirastolla on erilliset tietosuojaohjeet. Tallenteen näkyvyys tulee rajata tarkoituksenmukaisella tavalla ja laittaa paikkaan, joissa vain niillä tahoilla on pääsy tallenteeseen, joille se on tarkoitettu.

Millaisia oikeuksia koulutukseen osallistuvalla on?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Tuomioistuinvirasto käsittelee koulutustoiminnan yhteydessä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta). Asiakirjojen käsittelyn, kirjanpidollisten tarkoitusten ja arkistoinnin osalta osallistujalla ei ole vastustusoikeutta (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta c alakohta).

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Tietosuojaoikeutesi -sivulta.

Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, Tuomioistuinvirasto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta).